で、その辺についての「あんなことやこんなこと」について、みなさんとシェアできたらいいなー、と、思ったり思わなかったりしているわけなんですが、とりあえず、書いてみます、その辺のこと。

というわけで、OmniFocus的 GTD の最初のステップ “Capture（収集）” について、気づいたことを少し。

ちなみにこのシリーズの第一回はこちらをどうぞ。

***

Action を収集するって大変…

Capture（収集）っていうのは、OmniFocus 的 GTD の最初のステップになるわけなんですが、何を “収集” するのか？ っていうと、それは、「Action（行動） を収集します」…

…というわけなんですが、まず、「どこまでを Action として収集するか？」 で悩みました。

• 最近の仕事に関することだけにする？
• それとも、プライベートも含める？

できれば、“すべて” を収集したいわけなんです。

というのも、僕自身は、仕事とプライベートが分けにくくなってきていますし、ひとつの仕事の「はじまりと終わり」もやや不明確になってきている感じがする。

だからこそ、GTD というものについて興味をもって、取り組んでみたい、と思ったわけですから…。

***

というわけで、とりあえずすべてを収集することに決めたわけなんですが、この「収集」というステップにおいては、いくつかポイントがある、と、感じました。

そもそもここで収集する Action というのは、ワンステップで行動できるものでないといけません。

そうでないと実行段階で、うまく実行できないことがあるからです。

だから、「引っ越しをする」とかは全然ダメで、そのために「この荷物をあの箱へ」、「この荷物は捨てる」みたいに、とにかく “ワンステップで” ということを、常に心がけて収集する、というのがひとつめのポイント。

また、その後の “実行する” という段階においては、「例えワンステップであっても、やりたくないもの」とかが出てくることがありました。

このような場合は、感情的な Action も収集するようにしました。

つまり、「どうやったらこれを楽しく実行できるか考える」という Action を追加する、などです。

これがふたつめのポイント。

***

ワンステップを心がけるということと、感情面も考慮に入れるということ。

このふたつのポイントに気をつけることにより、割とスムーズに収集できるようになれてきたかなあ？ と感じています。

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Capture は終わらない…

実践してみた今までの実感としては、「 すべてを収集するのは大変」で、それは「終わりのない作業」だと思っています。

だからこそ、日々、収集し続ける姿勢が大切かなあ？ と。

***

それでも Capture してみて良かったこと

しかしながら、それでも頑張って Capture してみて良かったことをあげるならば…

• ものごとを忘れにくくなった
• ひとつひとつのコトに集中しやすくなった
• なんだかんだで実行力がついた（かも？）

…というところでしょうか？

実際、iPhone の OmniFocus と Mac の OmniFocus ではスムーズに同期できますから、ひとつひとつの Action に意識がいきやすくなりますし、「次、なにやるべき？」というのがすぐに分かるようになりました。

とはいえ、まだまだ GTD に関しては初心者レベルの僕ですから、日々、コツコツと取り組んでいきたいと思います。

とりあえず今日はここまでにしたいと思います。

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***

GTD とは何か？

まず、「GTD（Getting Things Done） とは何か？」ということなのですが、簡単に説明すると…

• 「考えること」と「やるべきこと」を別にする。

…というのが大きなポイントだと思います。（詳しくは「はじめてのGTD」が参考になると思います）

OmniFocus

***

例えば、「爪を切る」という作業を行うとします…

そのときに、「あれ？ 爪切りどこだっけな…？」と、探しながら（考えながら）やるのではなく、あらかじめ「部屋を整理整頓しておけば」効率が良いですよね？ というイメージです。

ここから導きだされることは、「考えることとやるべきことが別になっているので、ストレスを感じにくい」ということだと思います。

特に仕事の面において、様々な作業が複雑に絡みあってくると、「次、なにやるんだっけ？」とか、「これをやるためには、どうしたら良いんだっけ？」といった状況に出くわすことが多くなってくるのではないでしょうか？

そこで GTD では、「あらかじめやるべきことを整理整頓しておいて、ストレスフリーな作業環境を創ろうよ」ということを提唱しています。

***

スケジュール管理との違い

先ほどの「爪を切る作業」の例でいえば、「◯月△日の×時〜××時まで爪を切る」というのが、いわゆる「スケジュール管理（時間管理）的な」考えかたになります。

GTD では、「タスク管理」をメインとしてとらえていきます。

• 今日やるべきこと → 爪を切る → 爪切りは机のうえから３段目の引きだしにある

こんな風に「タスク」を分解して考えておけば、あとは何も考えずに、机のうえから３段目の引きだしをあけて、爪を切るだけ…という作業に集中することができます。

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メリットとデメリット

このように、「やるべきこと」と「考えること」をしっかりと分けて管理することにより、「やるべきときに、スムーズにこなす」というのが GTD のキモ、だと、僕はとらえています。

GTD が「ストレスフリーな仕事術」とか「創造性を発揮できる」などと言われているのは、このポイントに由来しているのではないでしょうか？

とはいえ、「やるべきこと」と「考えること」をあらかじめ分けて考えておく、ということは、例えていうならば、「いつも机をキレイに整理整頓しておく（おかなければならない）」ということ。

ですから、当然のことながら、あらかじめ整理整頓する作業が必要になってきますし、GTD とは、そもそもそのための方法論である、と言えるでしょう。

***

OmniFocus 的 GTD

で、この GTD を実践するにあたっては、個人的に「OmniFoucs 的 GTD」と呼んでいる方法をご紹介したいと思います。

（前述したように、OmniFocus とは、Mac で使えるタスク管理ソフトです。iPhone版もあります）

***

コンセプト

最初に覚えるべきは、「３つのコンセプト」で、これは…

• Action – ワンステップで行うことのできる作業
• Project – 複数のアクションが集まったもの・Action によって達成したい目的
• Context – アクションに必要な条件（場所・モノ・行為・状態・人）

…の３つです。

先ほどの「爪を切る作業」で言えば、「机の引きだしから爪切りをだす」がひとつのアクション。

そして、「実際に爪を切る」もひとつのアクション。

このふたつのアクションが集まった「爪を切る作業」をプロジェクト、と呼びます。

やや分かりにくいのが「コンテキスト」で、これは「アクションに必要な条件」となっていますが、例えば「爪を切る」なら、「自宅で」という「場所」や、「爪切り」という「モノ」がコンテキストになります。

一般的なスケジュール管理・時間術と大きく違うのは、この「コンテキスト」という要素ではないでしょうか？

つまり、「いついつの何時に爪を切る」という風に管理するのではなく、「そのプロジェクトを達成するために必要な場所やモノ、などの条件」で管理していきます。

***

ステップ

OmniFocus 的 GTD の基本的なステップは…

• Capture（収集） – まず、アクションを収集する（書きだす／吐きだす）
• Organize（整理） – 収集したアクションを整理する
• Do（実行） – 実行する

…シンプルに、この３つだけです。

収集とは、「書きだす」とか「吐きだす」というイメージのほうが近いと思います。

やるべきこと／やりたいことを「すべて」書きだしましょう、というのが最初のステップです。

あとは、それをプロジェクトごとに整理して、実行する、ということになります。

***

今後やっていきたいこと

さて、とはいえ、実は、最初のステップ「収集」が大変です。

「ブレインダンプ」なんて言葉もありますが、やるべきこと／やりたいことを書きだすっていうのは、やったことのある人ならわかると思いますが、結構、大変です。

ですから、ここはひとつ、iPhone アプリの力を借りたい、と、考えています。

いろいろな仕事効率系アプリって、実は GTD の手助けになるのでは？ というように予測しています。

また、メインとしては OmniFocus を使っていくのですが、その他のアプリとの連携や、ちょっとしたハックについても触れて行きたいですね。

とりあえず今回は、長くなりましたのでここまでにします。

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AppBankさんの記事より。やっぱり iPhone → Mac にスイッチする人って、増えているんだと思います…

僕も一昨年のクリスマスに iMac をゲットしましたが、この衝撃、よーく分かります。

• 確かにクイックルックは超便利！
• iPhone の写真は iPhoto があれば余裕！
• iMovie 楽しい！

って、感じています。

なんていうんですか、相乗効果っていうんですか？

iPhone × Mac ＝ で、また楽しさが倍増する感じがあるんですよね。

（僕にとって携帯やPC は「仕事のための道具」であったけれど、そこに「楽しさ」をプラスアルファしてくれたのが、iPhone と Mac です。）

***

しかし惜しむらくはマジックマウス、です。

僕の iMac は、まだアップルマウスなので。

昨日、ノジマにマジックマウスを探しにいきましたが、あえなく在庫切れ、とのこと…。

どうも、世界的に品薄状態なんじゃないか、とは店員さん情報。

で、Twitter のツイートを眺めていて知ったのですが、これ…

マジックマウスが69,990円…。

まあ、さすがにこれはありえないですよね…。

いや、マジックマウス、触ったら欲しくなると思いませんか？

***

ちなみに、僕のWindows から Mac へ、その違いなんかをまとめた記事はこちらです。

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出張に iPhone とか Mac を活用してみる…

• 出張に iPhone とか Mac を活用してみる…（１）
  先方の連絡先の管理〜出張場所を調べ、乗換案内をチェックする
• 出張に iPhone とか Mac を活用してみる…（２）iThoughts（マインドマップ）を使って準備する
  マインドマップで持っていくものや仕事の内容を整理しよう
• 出張に iPhone とか Mac を活用してみる…（３）Google ノートブックで情報をまとめる
  Google ノートブックは使いやすいと思うのですが、残念ながら開発終了とのことです…
• 出張に iPhone とか Mac を活用してみる…（４）ちょっと楽しめそうな iPhone アプリ
  個人的に利用している iPhone アプリをいくつか…

まとめ

個人的に僕は方向音痴なので、出張の際にいちばんよく使った iPhoneアプリは“マップ（Google マップ）”でした…。

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で、今回は、【ホテルや乗り換え、その他の種々雑多な情報をまとめてみよう】 です…

Google ノートブックで 「マイ・出張ガイド」 をつくる

例えば出張の際、宿泊先のホテルを探したり、その近くの良さそうな店を探したり、または行ってみたいところとか、交通情報や乗り換え案内など、“知らない土地” に行くのであれば、調べておきたいことって本当にいろいろありますよね？

で、そんなときに 「割と便利かな？」 と感じているのが、“Google ノートブック を Firefox 拡張機能で使う” という方法です。

Firefox というのは、言わずと知れた Webブラウザのことですが、Google ノートブックというのは、ひとことで言うならば、“Webページを雑誌やチラシや新聞と考えたとき、それらから必要な情報だけを、切ったり貼ったりして作ることのできるスクラップブック” と言うことができます。

例えば、「京都に旅行に行きたい」 とかなんとか考えたとして、そのためにいろいろな雑誌などを買い込んだとしたとき、その雑誌の気になる写真とか、お店の情報とか、必要な部分だけを切って切って、ペタペタとノートに貼って、ちょっとメモ書きなんかも足しちゃって、「“マイ・京都旅行ガイドブック” を作っちゃおう！」 みたいな…そんな感じです。

（もちろん、Google ノートブックは旅行以外のさまざまな用途にも使えます。例えとして、こんな使いかたができますよ、ということです…念のため。）

とりあえず、Firefox ユーザーであれば、前述の Google ノートブックのFirefox 拡張機能をインストールすれば、ブラウザの右下に小さなアイコンが表示されるはずです。

で、気になる情報を見つけたときは、この右下のアイコンをクリックすると、マイ Google ノートブックが開きます。

情報の保存方法は大きく分けて、“表示されているページをまるごと保存” と、“そのページ内の必要な情報だけを切り取って保存” という２通りあります。

まず、ページをまるごと保存しておきたいときは “クリッピング” をクリックします。

クリッピングというのは、インターネットの “お気に入りに保存のとりあえずバージョン” みたいなイメージで、「ブックマークするほどじゃないけど、なんか気になる…とりあえずあとでチェックしようかな？」 程度のページを保存しておくことにも役立ちます。

また、必要な情報だけをノートブックに貼り付けたいときは、まず最初に貼り付けたい情報をドラッグして、次に 「切り抜き（星マーク）ボタン」 をクリックすると、選択した情報だけを（画像も含めて）、マイ Google ノートブック に貼り付けることができます。
（または、画像の上で 「右クリック → メモを追加（Google ノートブック）」 して、画像だけをノートブックに貼付けることもできます。）

この機能を使って、いろいろなWebページから、自分が必要としている情報だけを切り貼りすることができます。

さらに、このようにして集めた情報は、自分なりにレイアウトを変更したり、メモ書きを加えることもできます。

今回の “出張” という目的で言えば、前述したように、宿泊先のホテルの地図とか、近隣のお店とか、交通情報なんかをまとめておくと良いのではないでしょうか？

iPhone との同期（というか、iPhone から マイ Google ノートブックを見る）

で、この Google ノートブックですが、iPhone からも見やすいように作られているようです。

iPhone の Safari から Google ノートブックにアクセスすると、右図のように見えます。

このページを iPhone の Safari のブックマークに入れておいたり、ホーム画面に追加しておけば、出張先でもすばやく自分でまとめた情報を閲覧することができます。

ちなみに、iPhone でこのような Mac / PC と同期できるノートブックアプリには、Evernote や YouNote があります。

ですが、“Mac / PC 上で必要なデータだけをすばやく切り貼りして、なおかつ自分が分かりやすいようにアレンジしたりメモを追加したりする” という機能に限って言えば、個人的には Google ノートブックがいちばん使いやすかったので、僕はこれを愛用しています。

ただ…まだもうちょっとだけ、このエントリーは続くのですが…“iPhone と Mac / PC と同期” というのは、iPhone が常にネットワークに繋がっている状態であることが、前提となっています。

つまり例えば、新幹線で移動中、トンネル内で接続が途切れた…とか、出張先の会社がたまたま山奥とか地下などにあって、いまいち iPhone からネットワークに接続できない…なんてことになったら意味がありません。

それに、ちょっとした情報にアクセスするだけなのに、わざわざ Safari を立ち上げて、ネットワークに接続して、Google ノートブックが表示されるのを待つ…っていう時間が、（状況によっては）思ったよりも長く感じることがあります。

iPhone のローカルに情報を保存したい

というわけで、「できればネットワークに接続しないで、iPhone から Google ノートブックの情報を閲覧できればベスト」 なのですが…こういうときに便利なのが MobileFiles や Air Sharing といった、“iPhone と Mac / PC 間のデータやり取り系アプリ” です。

MobileFiles は、MobileMe に付属のオンラインストレージである “iDisk” 内にあるファイルを iPhone のローカルにダウンロードすることができます。

Air Sharing は、WiFi接続 を利用して、Mac / PC と iPhone 間でファイルのやり取りをすることができます。

ですから、 自分でまとめた Google ノートブック を、PDF かなんかで吐き出して、MobileFiles や Air Sharing を使って iPhone のローカルに保存しておけば、仮にネットワークに接続できないような状況でも、いつでもチェックできる…ということになります。

この場合は、先ほどの Google ノートブックを開いて、右上の 「ツール → HTML形式でエクスポート」 して、さらにそれを、（Mac は標準でPDF出力できるので）「ファイル → プリント → PDFとして保存」 すればOKです。

（もしかしたら、わざわざ PDF出力などせずに、HTML として保存でも大丈夫かもしれません…確認はしていませんが…また、素直にプリントアウトして、紙媒体として持ち歩く方が便利である場合も、多々あると思います。）

繰り返しになりますが、この PDF を、前述したような iPhone アプリを使って、iPhone に移動してあげれば、今回のミッションはコンプリートということになります。

まとめ

今回のミッションは、【ホテルや乗り換え、その他の種々雑多な情報をまとめてみよう】 ということだったのですが…うーん、かなり長くなりましたね。

しかも、途中から京都旅行のネタになってしまいました…。

ちなみに、他に良い方法（アイディア）を知っている人がいたら教えてくださると嬉しいです…。

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と、そんなところに珍しく出張のお仕事が入ってきましたので、iPhone とか Mac、その他Web関連サービスをあれこれと駆使した活用法をレビューしたいと思います。

iPhone とか Mac とかで知りたいこと、調べておきたいこと

さて、出張にさきがけて、「どんなことが必要だろう？」 と、少し考えてみたのですが、大体、以下のような感じになりました。

• 相手先の住所や連絡先など。要するに確実にたどり着ければOK
• 持っていく荷物など。忘れ物がないように…
• 出張先での仕事について。時間も限られているので、ある程度まとめておきたい
• ホテルの予約と、そのホテルの住所や連絡先など
• 必要であれば、新幹線や飛行機などのチケットの手配
• 出張中にブログを書きたくなったらどうするか？
• その他、時間があったら行ってみたいところなど、種々雑多な情報

とりあえず、こんなところでしょうか？

iPhone + Mac + MobileMe は “やっぱり便利” なのかなあ？

MobileMe

相手の住所や連絡先などを登録・管理する
で、まずは【相手先の住所や連絡先など。要するに確実にたどり着ければOK】なのですが…
僕の場合、メールソフトは、Mac 標準の ”Mail” を利用していますので、「アドレス帳に追加」 ボタンをクリックして、これまた Mac 標準のアドレス帳 “アドレスブック” にポンポンと記録しておきます。

というわけで、今回の先方の住所や連絡先なども、この機能を利用して “アドレスブック” に記録（登録）しておきました。

ちなみに、Mail の「表示 → ツールバーをカスタマイズ」 というところからツールバーをカスタマイズすることにより、「アドレス帳に追加」 ボタンを表示させることができました。

で、ここからが 「便利だなあ…」 と感じたところなのですが、まずひとつめは、 MobileMe による “Mac と iPhone の情報を同期（シンクロ）機能” です。

先ほど Mac から登録した先方のデータは、MobileMe を通して、iPhone の「連絡先（アドレス帳）」と勝手に同期してくれます。

これで、相手（先方）の住所や連絡先の登録〜管理は終了です。

もちろん、相手先の住所や連絡先に変更があった場合は、Mac または iPhone、どちらかのアドレス帳を変更すれば、あとは MobileMe が勝手に同期してくれます。

出張先に確実にたどり着く
で、「便利だなあ…」 と感じたふたつめは、iPhone のマップ機能です。

先ほど iPhone に登録（同期）された先方の住所ですが…これを iPhone の「連絡先（アドレス帳）」 で開いて、その住所をタップすると、Googleマップが起動して、その住所の地図を表示してくれます。

で、そのまま画面右下の 「経路」ボタンをクリックすれば、自宅（というか出発地点ですね）から出張先までの経路を教えてくれます。

ちなみにこの経路は、「車・電車・徒歩」 から選択できて、もちろん電車を選択すれば、乗り換え案内も表示してくれます。
また、画面右上の時計マークをタップすることにより、出発日時や到着日時を設定することもできます。

というわけで、先方の住所や連絡先を登録するところから、出張先の地図を表示させ、なおかつそこまでの経路（出発時刻と到着時刻）を調べるまでに、わずか数分…といったら大げさかな？…という感じです。

うーん、こんなに便利なんだー…などと、今さらながらにちょっと感動です。

これで、【相手先の住所や連絡先など。要するに確実にたどり着ければOK】 というミッションは終了ですが、基本的に僕は心配性で、「万一、出張中に iPhoneをなくしたらどうしよう」 などと考えるタイプなので、念のために、最低限の情報だけは、手帳に書き留めるなりプリントアウトするなりしています。

今回のまとめ

長くなりそうなので続きはこちらのエントリーにします。

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