OmniFocus で学ぶ、シンプルな GTD

いわゆる「GTD」なんていう言葉がありますが、最近、Mac で使う「OmniFocus」というタスク管理ソフトをダウンロードしましたので、僕なりの 「GTD 実践方法」をご紹介したいと思います。

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GTD とは何か？

まず、「GTD（Getting Things Done） とは何か？」ということなのですが、簡単に説明すると…

  • 「考えること」と「やるべきこと」を別にする。

…というのが大きなポイントだと思います。（詳しくは「はじめてのGTD」が参考になると思います）

OmniFocus

OmniFocus

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例えば、「爪を切る」という作業を行うとします…

そのときに、「あれ？ 爪切りどこだっけな…？」と、探しながら（考えながら）やるのではなく、あらかじめ「部屋を整理整頓しておけば」効率が良いですよね？ というイメージです。

ここから導きだされることは、「考えることとやるべきことが別になっているので、ストレスを感じにくい」ということだと思います。

特に仕事の面において、様々な作業が複雑に絡みあってくると、「次、なにやるんだっけ？」とか、「これをやるためには、どうしたら良いんだっけ？」といった状況に出くわすことが多くなってくるのではないでしょうか？

そこで GTD では、「あらかじめやるべきことを整理整頓しておいて、ストレスフリーな作業環境を創ろうよ」ということを提唱しています。

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スケジュール管理との違い

先ほどの「爪を切る作業」の例でいえば、「◯月△日の×時〜××時まで爪を切る」というのが、いわゆる「スケジュール管理（時間管理）的な」考えかたになります。

GTD では、「タスク管理」をメインとしてとらえていきます。

  • 今日やるべきこと → 爪を切る → 爪切りは机のうえから３段目の引きだしにある

こんな風に「タスク」を分解して考えておけば、あとは何も考えずに、机のうえから３段目の引きだしをあけて、爪を切るだけ…という作業に集中することができます。

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メリットとデメリット

このように、「やるべきこと」と「考えること」をしっかりと分けて管理することにより、「やるべきときに、スムーズにこなす」というのが GTD のキモ、だと、僕はとらえています。

GTD が「ストレスフリーな仕事術」とか「創造性を発揮できる」などと言われているのは、このポイントに由来しているのではないでしょうか？

とはいえ、「やるべきこと」と「考えること」をあらかじめ分けて考えておく、ということは、例えていうならば、「いつも机をキレイに整理整頓しておく（おかなければならない）」ということ。

ですから、当然のことながら、あらかじめ整理整頓する作業が必要になってきますし、GTD とは、そもそもそのための方法論である、と言えるでしょう。

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OmniFocus 的 GTD

で、この GTD を実践するにあたっては、個人的に「OmniFoucs 的 GTD」と呼んでいる方法をご紹介したいと思います。

（前述したように、OmniFocus とは、Mac で使えるタスク管理ソフトです。iPhone版もあります）

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コンセプト

最初に覚えるべきは、「３つのコンセプト」で、これは…

  • Action – ワンステップで行うことのできる作業
  • Project – 複数のアクションが集まったもの・Action によって達成したい目的
  • Context – アクションに必要な条件（場所・モノ・行為・状態・人）

…の３つです。

先ほどの「爪を切る作業」で言えば、「机の引きだしから爪切りをだす」がひとつのアクション。

そして、「実際に爪を切る」もひとつのアクション。

このふたつのアクションが集まった「爪を切る作業」をプロジェクト、と呼びます。

やや分かりにくいのが「コンテキスト」で、これは「アクションに必要な条件」となっていますが、例えば「爪を切る」なら、「自宅で」という「場所」や、「爪切り」という「モノ」がコンテキストになります。

一般的なスケジュール管理・時間術と大きく違うのは、この「コンテキスト」という要素ではないでしょうか？

つまり、「いついつの何時に爪を切る」という風に管理するのではなく、「そのプロジェクトを達成するために必要な場所やモノ、などの条件」で管理していきます。

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ステップ

OmniFocus 的 GTD の基本的なステップは…

  • Capture（収集） – まず、アクションを収集する（書きだす／吐きだす）
  • Organize（整理） – 収集したアクションを整理する
  • Do（実行） – 実行する

…シンプルに、この３つだけです。

収集とは、「書きだす」とか「吐きだす」というイメージのほうが近いと思います。

やるべきこと／やりたいことを「すべて」書きだしましょう、というのが最初のステップです。

あとは、それをプロジェクトごとに整理して、実行する、ということになります。

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今後やっていきたいこと

さて、とはいえ、実は、最初のステップ「収集」が大変です。

「ブレインダンプ」なんて言葉もありますが、やるべきこと／やりたいことを書きだすっていうのは、やったことのある人ならわかると思いますが、結構、大変です。

ですから、ここはひとつ、iPhone アプリの力を借りたい、と、考えています。

いろいろな仕事効率系アプリって、実は GTD の手助けになるのでは？ というように予測しています。

また、メインとしては OmniFocus を使っていくのですが、その他のアプリとの連携や、ちょっとしたハックについても触れて行きたいですね。

とりあえず今回は、長くなりましたのでここまでにします。

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