今回のテーマは “収集ステップ 2時間勝負” ということでしたので、GTD をはじめて間もない僕にもうってつけかな？ と、感じたのです。

実際的には、「行って良かった！」と、素直に感じた勉強会でした。

個人的に、何がいちばん良かったかというと、単純に、皆で集まってやることにより、サボれない、サボりづらい雰囲気が出る、というところ。

やっぱりこうやって集まってやりますと、競争意識、とまではいいませんが、「たくさん収集してやるぞ！」的な雰囲気がでたり・でなかったりするものですよね？

それから、GTD を実践している、実践しようとしている方々と出会えた、というのも大きかったです。

すごくシンプルですが、「一人じゃないんだ」と実感できることは、結構、大切なことなんだなあ、とか。

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僕自身の成果としては、収集しているつもりが処理（みたいなこと）をいつの間にかやってしまっていて…まあ、個人的に気になっていたことが解消できたので良かったのですが、純粋な “GTD” という観点からみるといまいちだったかなあ…と、いう感じでした。

このような会を開いていただけるということは、とてもありがたいことだなー、と思いました。

また都合をつけて参加したいですね。

ひとことで言って、「ゆるめ GTD でもいいじゃない」というのは、このところきちんと GTD を実践できていない自分自身へのいいわけでもあります…。

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レシピ通りにいかない GTD

個人的な感覚として、GTD というのは、“やるべきことがきちんと順番に整理されているので、作業する段階では余計なことを考えずにストレスなくどんどん行動できる” というものだと感じています。

そしてこれを料理に例えてみるならば、レシピ通りにつくればオッケー…なだけじゃなくて、必要な材料もきちんと切ってあったり、調味料の分量もしっかり量ってあったりして、あとはもう、「ただただレシピをみて作るだけ！」な状況。

ええと、「３分間クッキング」みたいな手際の良さ？

これこそがまさに GTD で目指すべきところなんじゃないかと思うのですが、実際にはなかなかそうもいかないことが多いのでは？と思います。

予想外のメールが飛び込んできて、今行っているプロジェクトの方針を転換しなくてはいけなかったり、アクションを収集したつもりがしきれていなくって、本日中のタスク（というかアクションか）をこなしきれなかったり。

または、先方からのお返事がなかなかこないがために、しかしお返事がきたらすぐに取りかからなくてはいけないようなプロジェクトの場合、その他のプロジェクトとの時間的な兼ね合いが難しかったり。

なんてことは、日常茶飯事ではないでしょうか？

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経験とか感覚のほうが信頼できることも？

そして強調したいのが、前述した状況に遭遇したとき、わざわざアクションを収集しなくっても、目分量や感覚でガシガシと進めていってしまった方が効率が良いこともある、ということです。

先ほどの料理の例でいえば、何度も作ったことのある料理だったら、わざわざレシピをみなくとも、感覚でなんとかなっちゃうよね？そしてそのほうが結果的に早くできることもあるよね？ということです。

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「ゆるめ GTD でいいじゃない」と言ったのはこのことで、GTD におけるアクションを収集することの大切さは分かってはいるつもりですが、例えばすでに習慣化されていることであれば、あえてアクションとして収集（書きだす）しなくても良いのではないか？とも思います。

逆に、まったく習慣化されていないことや、経験値の少ないプロジェクトに取り組む場合は、アクションを収集すること自体が（経験値が少ないがために）難しいこともあります。

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レビューって大切…でも面倒？

というわけでやっと本題に入るのですが、やっぱり “レビュー” は大切だよね、と感じました。

レビューというのは、OmniFocus 上に散りばめられているアクションを見直して、調整または調節すること、だと僕は理解していますが、このような “最適化作業” を行うことにより、少しずつ GTD というものが３分間クッキングに近づいていくのではないかと思われます。

ただしこのレビューという作業については、“GTD とどこまで深く関わっているか？” にもよるのですが、変な話、 “人生におけるある程度長期的な見通し” までをも考えなくてはいけないこともあったり、なかったりします。

なぜかというと、（これは人によりけりだとは思いますが）GTD を単に仕事上でのみ活用しようとする場合においても、どうしてもプライベートとの兼ね合いがでてきてしまうからです。

特に僕の場合、プライベートと仕事の境界線が曖昧なので、そう感じるのかもしれません。

だから、これも僕個人の感覚にすぎませんが、なんでレビューがメンドクサイのか？ って言ったら、「なんか自分の人生と客観的に向き合わなくちゃいけない気がする」からであり、これは僕にとってはやや億劫なことでもあります。

しかし逆にいうならば、GTD という手法をもっとうまく活用できるようになったら、日々の生活全般を最適化して、もう少し創造的かつ効率的な日々が送れるのかもしれない…という感触も得ています。

多少まとまりにかけるエントリとなりましたが、今回のまとめとしては、「あまりきちんとやりすぎないように。でもレビューは大切だと思います」ということと、「じゃあ早くレビューしろよ！＞自分」ということなのでした。

まあ、のんびりとはいえこうやって続けていられるということは、日々、OmniFocus を活用できているから…と、自分をちょっと励ましたうえで、今回のエントリーにいきたいと思います。

前回のエントリーでは、期限とくり返しの設定／アクションをスムーズに実行するには？ ということについてご紹介しました。

ので、今回はいよいよ “コンテキスト” ということについて述べたいと思います。

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コンテキストとは？

OmniFocus におけるコンテキストとは、ひとことで言えば “条件” のことで、例えばこれは、“場所やモノ、行為や状態、人のことなど” を指します。

例えば「Xという本を買う」というアクションがあった場合、このときの条件は “本屋” とか “アマゾンドットコム” になるわけですね。

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で、このコンテキストがちょっとややこしいのは、“特に条件設定に決まりがあるわけではなく、自分次第、工夫のしどころ” であるからだと、僕は感じています。

前述した「Xという本を買う」というアクションがあった場合、例えばこのときの条件に “新宿” とかっていう場所を設定することもできるわけです。

この場合、「Xという本を買う」というアクションに “本屋” というコンテキストをつけるのか、“新宿” というコンテキストをつかるのか？ というのは、自分次第・あなた次第になってきます。

さらにおそらくここは OmniFocus ユーザーのちょっとした不満点のような気もするのですが…ひとつのアクションには、ひとつのコンテキストしかつけられないようです。

ですから、くどいようですが「Xという本を買う」というアクションに “新宿”、そして “本屋” みたいな感じで二つのコンテキストを設定することはできないようです。

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そもそもなぜコンテキストを設定するのか？

さてここで、そもそもなぜコンテキストを設定するのか？ ということになるのですが、僕はこれは、単純に作業の効率化、だと感じています。

例えば、「Yさんに会う」というアクションがあって、そのコンテキストが “新宿” だったとします。

こんなとき OmniFocus では、“新宿” というコンテキストで並べ替え（抽出）すると、“新宿という条件で実行できるアクション” が一覧で表示されます。

ですから例えば、先ほどの「Xという本を買う」というアクションが表示され、「おぉ、そうだった、Yさんに会うまでちょっと時間があるから、本屋をのぞいてみよう」みたいな展開になってくるわけですね。（作業効率がよくなる）

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とりあえず設定してみるコンテキストは？

先ほど僕は、コンテキストについては、特に決まりごとがあるわけではなく、自分次第、工夫のしどころである、と書きました。

なので、“とりあえず” なのですが、僕がおすすめするコンテキストは、「隙間（時間でできること）」とか「いつでもどこでも」というコンテキストです。

というのは、これは僕の実感なのですが、自宅でしかできないことに対してわざわざ “自宅” とかってコンテキストをつけても、それは分かりきっていることだし、あまり効率化されなかったんですよね。

それよりも、“〜〜へ出かけるついでにこんなアクションも実行できた” みたいな、イレギュラーなアクションを組み合わせて実行できたほうが、なんとなく OmniFocus を使いこなしている感じがしますし、「おぉっ、これぞ GTD！」みたいな感慨があったんです。

ですので例えば電車の待ち時間とか、例えば仕事の合間などの隙間時間にできそうなアクションに対して、とりあえずは “隙間” みたいなコンテキストをつけてみると、その効果を実感しやすいかもしれません。

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このあたりは僕もまだまだ実践中ですので、新しい発見があった場合はまたご紹介したいと思います。

「こんなやりかたもあるよー」などありましたら、教えてくださると嬉しい限りです。

ので、今回はもうちょっと進んで “OmniFocus を活用してやるべきこと、やりたいことを習慣化していく” ということを考えていきたいと思います。

これは、OmniFocus に入力したアクションをできるだけきちんと実行するためには？ というように言いかえても良いかもしれません。

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期限とくり返しの設定

OmniFocus では、入力したアクションに対して “期限” と “どの感覚でくり返すか？” ということを設定することができます。（もちろん、他にもいろいろな項目を設定できるのですが、とりあえず今回はこの２つに絞ってお話しします）

Mac の OmniFocus ならこんな風に。

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iPhone の OmniFocus ならこんな感じ。

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今回の記事のテーマである “やるべきこと、やりたいことを習慣化していく” ためには、とりあえず、「期限は明日、くり返しは一日ごと」という間隔で設定してしまうと良いと思います。

こうすることにより、毎日期限がきますから「とりあえずやらなきゃ」という気分になりますし、習慣化したいことを忘れずに済むからです。

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アクションをよりスムーズに実行するには？

とはいえ実際には、なかなかそのアクションをすぐに習慣化できるわけではありません。

上図の例でいえば、僕の場合は “Evernote を整理する” というアクションを２日間に一回、行うように設定していますが、実際にはほとんど実行できていませんし…。

このような場合は、そのアクションをさらに分解して、“どうすればそのアクションをよりスムーズに実行できるようになるか？” ということを考えてみることをおすすめします。

また、以前の記事でもご紹介したように “アクションの裏に潜む感情” なんかも考慮にいれて考えると、より良いアイデアが浮かぶのではないでしょうか？

さらに余談になりますが、このような “どうすれば〜できるだろうか？” とか “私は〜したい” といったテーマについてのアイデアを得たいときは、iPhone の iMandalArt というアプリがとても役に立つと実感しています。

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さて、僕自身の例でいえば、“Evernote を整理する” というアクションを設定したけれど、実際にはなかなか実践できなかった。

そこでアクションを分解し、どうすればよりスムーズに実行できるか？ ということを考えてみました。

その結果として “まずはどのテーマのどの部分を整理するかを決める” というアクションを先に実行することにしています。

ただ漠然と “整理しろ” と言われましても、どこをどうすれば良いのかよく分からなかったし、それが心理的な負担となって「メンドクサイし、今日はいいや、明日にしよう」という感情を生みだしていたんだなあ、ということです。

くどいようですが、このような場合は、まず “どのテーマのどの部分を整理するかを決める” というアクションを行ってから、“実際に整理する” というアクションを行う、というように設定し直します。

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このように、実際にはなかなかこなせていないアクションも、それを分解することにより、徐々に実行しやすくなっていきます。

また、なかなか期限通りにこなせなくても、無理せず少しずつ習慣化を心がけていくことにより、気づいたときには、かなりたくさんのアクションをスムーズに実行できるようになっているのではないでしょうか？

これは個人的な実感となりますが、要するには、「適当」 とか 「良い加減」 で進めていけばいいんじゃない？ というスタンスが、GTD をゲットするためには大切なんじゃないかな〜…なんて感じています。

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このシリーズの過去記事

• OmniFocus で学ぶ、シンプルな GTD -Part1-
• OmniFocus で学ぶ、シンプルな GTD -Part2-
• OmniFocus で学ぶ、シンプルな GTD -Part3-
• OmniFocus で学ぶ、シンプルな GTD -Part4-

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参考：iMandalArt に関するこのブログの過去記事

さて今日は、アクションの実行についての “初級編” だと僕が勝手に感じていることーーまずは忘れないーーということをご紹介したいと思います。

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まずは Action を忘れないようにする

前回の Part3 では、“アクションの収集のしかた” についてご紹介したと思うのですが、結局のところ、それを実行しないと何の意味もないですよね？

しかしながら実際的には、こんな現象が多くありました。

それは…

• とりあえず Action を Inbox に入れたは良いけれど、そのまますっかり忘れてしまっていた

…という状態です。

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例えば、「図書館で〜という本を借りる」という “アクション” を Inbox に入れておいたけれど、すっかりそのまま忘れてしまっていた、とか。

怖いのは、（あまり大きな声ではいえないですが、）お仕事に関することでも、特に忙しいときなんかは、「とりあえず Inbox に入れておいたけれど、そのまますっかり忘れてしまっていた」ということがありました。

お客さまから催促されて、「そういえば！」と、思いだしたり…。

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とりあえずの期限を設定する

で、なんでこうなっちゃうのか？ ということなんですが…。

…いわゆる GTD っていうのは、言い換えれば「仕事を効率よく、心地よく進めるために、あらかじめ整理整頓しておく」というようなものですから、かなり忙しい状態に突入してしまったときなんかは、「そもそもその整理整頓ができないよー」、ということになりがちです。

そのうちに、Inbox の中で忘れ去られていくアクションがでてきてしまう、と。

こうなってしまうと本末転倒っていうか、ものすごく非効率的だし、はっきりいって逆効果、だと僕は感じています。

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というわけで、対処法としては、とても簡単なのですが、「なんでもいいのでとりあえず期限を設定しちゃう」ということです。

こうすることにより、OmniFocus では、

• “期限が近づいたアクションはオレンジ色に”
• “期限を過ぎたアクションは赤色に”

なりますから、とりあえずは “忘れてしまう” という状態を防ぐことができます。

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つまり、ここで期限を設定するのは、“ただ単に忘れない” ためであり、“実際に実行できるかどうかは気にしない” という意味あいになります。

もちろん本当は、きちんと設定した期限にしたがってアクションをどんどんこなし、効率よく仕事や日常生活を送れるようになればとても素晴らしいと思います。

が、まずは “忘れない” というところからはじめてみる、というのがいいんじゃないかな？

と、僕は感じています。

まずはここまでできただけでも、いわゆる GTD の効果を、多少なりとも感じられるんじゃないかなー、と。

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このシリーズの過去記事（いずれ Featured のコーナーでまとめたい）

• OmniFocus で学ぶ、シンプルな GTD -Part1-
• OmniFocus で学ぶ、シンプルな GTD -Part2-
• OmniFocus で学ぶ、シンプルな GTD -Part3-

いわゆる “GTD” というものを知って、Omni Focus というのを使いつつ実践していくにあたり、少しずつ、日々のプロジェクトがタスク化され、今までの「追われる」感が少なくなってきたような実感はあります。

まあよくよく考えてみれば、今、僕はおそらく４つとか５つくらいの案件を抱えているわけであり、貧乏暇なしってな感じではありますが、それはそれでとてもありがたいことなんだけれど、でも、僕みたいなフリーな人間は、次の仕事とか、それからその次の仕事とか、その次の…ってこともやっていかなくてはいけません。

他の人はどうか知りませんが、これっていうのは結局のところ、次へ、次へ…と、考えていくと、すぐに「一生をどう過ごすのか？」ということに思い当たったり、当たらなかったりするわけです。

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そう考えてみると、iMandalArt という iPhone アプリには、「Life」という要素がありまして、それはそれで活用しない手はないんじゃないか？ と、思うと同時に、なぜこんなことを考えているかというと、僕もそろそろ “結婚” という人生の一大イベントらしきものにぶちあたるのではないかという予感がひしひしと、もしくは “ひたひたと” しているからであります。

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Omni Focus を使ってプロジェクトをアクションという単位に微分し、それに “コンテキスト” と呼ばれる条件をつけ、ひとつひとつのタスクをこなしていくことは、確かに効率的であり、楽しいことでもあるのですが、重要なのは、「そのタスクにどういう意味があるか？」ということであり、そこに iMandalArt 的な「Life」という視点は、欠かせないのではないかと感じる次第。

しかしながらやっかいなことに、もう少し考えを深めてみると、すべてのことには意味があるようでない、もしくはその逆であり、結局、どっちでもいいじゃないか、と、感じてしまうのも確かなところ。

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だから僕たちは…っていうかいきなり “僕たち” といわれても困ると思うんだけれど…おそらく大切なことは、“矛盾した感情を扱う” ということではないでしょうか？

効率的なことをしたいけれど、無駄なこともしたい。

自らの手で人生を切り開きつつ、ただ単に流されてもいってみたい。

結局、どっちなんだよ、という話しなんですが、たぶん、考えるところ、人っていうのは矛盾しているはずなので、どっちでも良いのではないでしょうか？

これは別になげやりな意味ではなく、それを踏まえたうえで僕ができることは、おそらくこういった取り扱いに困るような感情を “どうにかこうにか表現” しようと試みることではないかと感じています。

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今回のエントリには落としどころがありません。

が、あえて強引に着地しようとするならば、いわゆる iPhone や Mac などのデジタルなツールには、僕にとっての “表現” を手助けしてくれるような「創造的な何か？」があり、このブログでは、最終的にはそんなところにちょこっとだけ踏み込んだ記事を書けるようになったら、それはそれで楽しいなあ、と、思っています。

とりあえず今日は寝る前に、iMandalArt の “Life” をいじってみようと思います。