この間の記事の続きです。

このブログではひとつの試みとして Evernote で GTD ということをご紹介してきました。

が、それ以外にも GTD のために活用できるツールというものはいろいろあります。

というよりも、色々なツールで運用できるのが GTD のシンプルなんだけど奥深いところ、かもしれません。

先日の記事と少し重なるかもしれませんが、たとえば Evernote で GTD のように、ひとつのツールにてシステムを運用していくということには、“分かりやすい” というメリットがあると思います。

しかし完璧なツールというのは今のところないようで、どのツールもどこかしら “帯に短したすきに長し” 的なもどかしさを感じることが多い。

これは GTD というものが、To Do リストとしての役割だけではなく、メモ帳、カレンダー……などなど、時と場合に応じてさまざまな役割を要求するからだと思っています。

逆に考えれば、“GTD のどの場面でどのような機能が必要なのか?” ということが分かっていれば、さまざまなツールをうまく組み合わせて、個々人にあわせた最強の GTD 環境をつくりあげることも可能である、といえるでしょう。

To Do リストとしての機能

GTD のワークフローマスターモデルにおける最後のステップは「行動/取り組み」となっています。これには下記の3つのものが含まれています。

  • 特定の日時に必ず実行するもの
  • 特定の日時に必ず確認するもの
  • 時間が空いているときに実行するもの

やはりこれらを管理するにはいわゆるタスク管理ツールが最適でしょう。しかも “これだけ” を管理するのであれば、ごくシンプルなツールでも大丈夫です。

私が愛用しているのが Wunderlist です。

GTD Wunderlist

無料で使えてシンプルで分かりやすく便利。

上の画像だと分かりにくいかもしれませんが、

  • Calendar – 特定の日時に実行/確認するもの
  • Repeat – 定期的にくりかえすべきこと
  • @Anywhere – いつでもどこでも
  • @Home – 家でやること
  • @Tel – 電話すること
  • @iMac – 仕事場でやること

このようにリストを状況ごとに作成して管理しています。

メモ帳、資料受けとしての機能

プロジェクトの参照情報や、気になるけれどもとりあえず行動に移す必要のないもの、いつかやる/たぶんやるであろうことなどは、メモツールにまとめておけると便利、ということでここは Evernote が筆頭になるのではないかと思います。

GTD Evernote

このように、サイドバーもツールバーも隠したシンプルな状態で使用しています。

頭を整理するための機能

GTD には、日々のやるべきことをこなすだけではなく、自分がとりかかろうとしているプロジェクトについて整理整頓して次にとるべき行動を割りだしたり、人生の目的や価値観といった高いレベルから現状を見なおしたりといった、ある種の創造的な作業も要求されます。

ここは意見が別れるところでしょうけれども、私はこういった作業については “マインドマップ(ツール/アプリ)” が最適と思っています。

頭の中を分類して整理して俯瞰できる。またたとえば重要なものは近くに持ってきたり、緊急性の高いものは文字を大きくしたりなど、それなりに自由な表現ができるからです。

GTD Mindnode

実はちょっとしたコツがあって、それはマップを大きくしすぎないこと、です。大きくしすぎてしまうと、そのマップを俯瞰することが難しくなり、なんといいますか “思考の森の中をさまよっている” 感じになってしまいます。

下図のように、テーマを細かくわけて作っていったほうが無難でしょう。

GTD Mindnode

私のオススメツールは Mindnode です。

まとめ

今気づきましたが、これは前に書いた記事とほとんど同じ内容ですね。まあ今回はより詳しく、ということで…。

あと記事のタイトルに(その1)と付いていますが、その2があるかどうかは分かりません……いいな、と感じたツールがあったらご紹介したいと思っています。

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