Evernote を使った GTD についての第12回です。

今回は、最初に Evernote ならではの弱点、つまり苦手なところについて書いて、その次の、じゃあそれを克服するにはどうしたら良いのか?

ということについてひとつの提案をしたいと思います。

内容的には、この記事のタイトルにあるとおり、「プロジェクトとプロジェクトの参照情報、そして次にとるべき行動をひとつのノートブックにまとめちゃおう」というものです。

Evernote で GTD する際の弱点(苦手なところ)

Evernote というのはメモ帳のような体裁をしていて、タスクやスケジュールを管理するという機能はありません。

しかしこと GTD においては、この点が功を奏していると感じています。つまり紙を扱っているみたいなので GTD がどういうものなのか理解しやすい、ということです。

EvernoteGTD12 1

まあ実際には上記のような “展開したカードビュー” 表示はしませんけれども、イメージとしてはこういう風に、やるべきこととか気になることが書いてあるメモ帳――情報カードといってもよいかもしれません――を扱っているイメージ。

そして例えば “次にとるべき行動” というノートブックにしまったり、例えば “カレンダー” というノートブックにしまったりするような感覚を味わうことができるわけで、これは機能としては便利ではないし面倒な部分もありますが、そのぶん、シンプルで分かりやすいです。

ただしあくまでもデジタルなアプリなので、メモカードを机のうえに自由自在に並べ替える、ということはできません。

例えば重要なカードは手前に、そうでないものは奥に、保留中はとりあえずまとめて重ねてしまうとか、そういった手作業ならではの微妙な感覚は表現できません。

もちろんタイトルごとに並べ替えるとか作成日時で並べ替えるとかは一瞬でできますが、この “自由自在に並べ替える” ということができないために、少し面倒なことが起こってしまうのです。

より分かりやすい方法をもとめて

前回の記事「Evernote GTD #11 現時点でのまとめ」やいままでの GTD カテゴリーでも書いてきましたが、GTD をなぜやるのか? ということのひとつの理由に「ものごとをサクサクこなしていきたい」という理由があるのではないかと思います。

そのために GTD ではどういう手順をとっているかというと、まあやるべきものごとによってもいくつかのパターンがあるのですが、いちばん複雑そうなパターンでいうと…

  • プロジェクトの参照情報を参照して、それがどんなプロジェクトなのか?ということを確認しつつプランニング
  • プロジェクトリストをみて、他の抱えているプロジェクトと見比べて優先順位などの見極め
  • プランニングの結果としてでてきた次にとるべき行動を、”次にとるべき行動リスト” に書き込んでおく
  • 日々のレビューでこれらのフォルダ(ノートブック)やリストを見直し、常に最新の情報にアップデート
  • 必要に応じて実行(取り組み/行動)

…これらの作業を総合的にこなしていく必要があります。

このときに例えば紙に手書きのアナログな GTD であれば、

  • プロジェクトの参照情報
  • プロジェクト(のリスト)
  • 次にとるべき行動(のリスト)

を机のうえにバーッとならべて、心というか思考のおもむくままでに並べ替えたり書き加えたり、という作業が可能です。これが案外、思考の整理や状況の整理に有効だったりしますよね。

しかし Evernote の場合は、残念ながらそれができません。

シンプルな行動であれば、いろいろな資料なメモを参照しないので特に気にはなりませんが、ちょっと複雑で大きなプロジェクトになるとやっかいです。

もちろんどんなやりかたをしても複雑で大きなプロジェクトを首尾よく進めていくというのは難しいのでしょうけれども…。

対処の仕方はいろいろあると思うのですが、私は思い切って “プロジェクトリストとプロジェクトの参照情報と次にとるべき行動をまとめてひとつのノートブックに入れてしまう” ということを提案してみたいです。

前回の記事でもご紹介したように、いわゆる GTD 本の手法にのっとった整理を採用するのであれば、本来的には

  • プロジェクト(のリスト)
  • プロジェクトの参照情報
  • 次にとるべき行動

は別々に分けるべきなのかな、とも思います。特に GTD に慣れるまでは、整理の方法を覚えるという意味でも、そのほうが良いかも。

EvernoteGTD12 2

上図の赤枠がその状態ですが、まとめると、下図のようになります。

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Next Action と Project と Project Info をまとめて “Project / Next Action” というノートブックにまとめました。

こうすると、下図のように Evernote のリストビュー表示で見たときは “プロジェクトリスト” として…

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次に、任意のプロジェクトをクリックしてみると、そこには参照情報や必要な資料が…

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(画像では手書きメモをスキャンしてものも表示されています)

…ここに次にとるべき行動も含めて書き込んでしまいます。

イメージとしてはこんな感じです。

このやりかたのメリット

プロジェクトリストとプロジェクトの参照情報と次にとるべき行動をまとめることによるメリットですが、当たり前といえば当たり前ですが、「まとまっているのでわかりやすい」ということです。

参照すべき情報が最初からひとつのノートブック内にまとまっているので、自分の頭の中も整理しやすくなります。

このやりかたのデメリット

次にとるべき行動がいったいどれくらいあるのか?ということがちょっとわかりにくいです。なにせ、資料もリストもごっちゃにまとめてしまってあるので。

別のやりかた

前回の記事のような分類(下図参照)のままで、プロジェクトごとに必要なノートにタグを付与して、タグで検索するというやりかたもあると思います。

EvernoteGTD12 2

またはもっとシンプルに、”ノートの件名にプロジェクト名を必ずいれる” みたいなルールを決めてその名前で検索するなど。

そうすれば、Evernote での見た目上はプロジェクトに必要なノートだけがバッと表示されるようになります。

個人的には、これらの方法も試してみたうえで、今回ご紹介した方法が、今のところいちばんしっくりきています。ただそれぞれの状況や好みなどもあると思いますので、参考にしていただいて応用していただければ幸いです。

まとめ

駆け足で解説してきましたので、分かりにくければコメントなどくださいませ。

私も一緒に考えていけたらと想っております。

Evernote を活用した GTD 手法をより便利なものにするために、今後もいろいろ試行錯誤していくつもりです。

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