今日は、GTD ワークフローのステップ4「レビュー(見直し)」とステップ5「実行(取り組み/行動)」に関することを書きたいと思います。

GTD というのは、”最後のステップである「実行(取り組み/行動)」のためにそれまでの4つのステップがある” 、とも言えるでしょう。

だから、どんなに頭の中にある気になることを収集して、それを見極め整理整頓し、そのうえで常に見直しをして最新の状態に保っていたとしても、実行しなくては意味がありません。

まあこれは言うまでもなく当たり前のことかもしれませんが…。

しかしそもそも GTD というのは “もっと楽しく、もっと生産的に仕事をするために” 考えだされた手法であるはずです。ちょっと引用します…

では、どうすればリラックスしつつ、人生や仕事をコントロールすることができるだろうか。そのための最良の方法を私は20年以上も探してきた。もっと生産的に、もっと楽しく仕事をするためにはどうしたらよいのだろう。

ストレスフリーの仕事術 デビッド・アレン/田口 元(二見書房)

…GTD は「ストレスフリーの整理術」と呼ばれることが多いですが、しかし同時に “やりたいことを楽しく、生産的に成し遂げるための手法” でもある、と言えると思います。

しかしそのためには、最後のステップ「実行(取り組み/行動)」が不可欠であり、上記の引用に基づいて考えるならば「楽しく、生産的に仕事をできないのであれば、わざわざ GTD をやる必要はない」とも言えるかもしれません。

というのはちょっと極端かもしれないので言い換えてみますと、もちろん GTD というのは柔軟性のあるシステムでもありますから、自分のやりやすいように取り入れていけば良いのですが、それでもやっぱり実行力がアップしたほうがいいよね?と思うはずです。

整理とはなんなのか?

というわけで、ここでまず “整理とはなんなのか?” というちょっと漠然としたことについて考えてみたいのですが、「ストレスフリーの整理術 実践編」によれば、整理されている状態とは「それぞれが意味しているものとそれが置かれている場所に違和感がない状態である」と書かれています。

ちょっと分かりにくいですね。ちょっとというか、かなり分かりにくいと私は感じました。ただ何が言いたいのかといいますと、私はこれは “ひとつひとつの意味が重要なんだ” ということだととらえています。

机の上にモノが乱雑に置かれているとして、それをまとめてザーッと隅っこに寄せてもそれは整理ではない、ということ。面倒かもしれませんが机の上にあるひとつひとつのモノをとり出して、「これは何なのか?」という意味を問いただしていくこと、これが “整理する” ということである。

だから整理整頓っていうのは、身体よりも頭が疲れる作業だと私は実感しています。だって、書棚のファイルに挟まれている、もう使うかどうかも分からない、でももしかしたら使うかもしれない仕事の資料をどうすべきか?なんてことは、その成果の割りには労力のかかる作業だからです。

もう少し微妙なニュアンスのコトについて考えてみれば、例えばお客さんからお願いされたけれどもなんとなく気が進まない仕事みたいなモノがあって、でも他人に振ることもできなくて自分で処理するしかない、頭では分かっているんだけどもなんかメンドクサイ…。

先ほどお話した “整理” ということに基づいて考えれみれば、こういった「なんとなくメンドクサイ」ことこそ、その意味をしっかりと見極めていく必要があります。目をそらさずに向きあう、といっても良いかもしれません。

次にとるべき行動とはなんなのか?

よく “To Do リスト” なんていう言葉を聞きます。

GTD では “次にとるべき行動(時間の空いたときにやるべき行動)のリスト” なんていう言いかたをすることが多いようですが、このリストを効果的に活用するためには、書きかたにコツがあります。

  • 日時を決めて田中さんと話し合う

これではダメだ、と「ストレスフリーの整理術 実践編」には書いてあります。

  • 会って話をしたいと田中さんにメールを送る

ここまで具体的に書いて OK、というのが GTD における次にとるべき行動の書きかたになります。

これは私は、要するには “頭のなかから追い出して完全に忘れてしまってもこのリストを見ればすぐに何をすべきかパッと思い出せるように書く” というようにとらえています。

「これで完全に忘れても大丈夫だ」

という安心感を得ることができれば、ハッキリ言って頭のなかはすごくスッキリするし、今、やるべき行動に集中することもできるようになるからです。

具体的な行動をリストにするために

しかしここまで書いてきてもうお気づきの場合もあるかもしれませんが、このように具体的な行動リストをつくるためには、その前段階の “整理” 、つまりひとつひとつのモノやコトの “意味” が明確化されていないと、多くの場合、うまくいかないのです。

GTD をやっているつもりなんだけど、なんとなくモヤモヤするとか、なんとなく落ち着かない、というような場合は、もしかしたら本質的な意味での整理がされていないのかもしれません。どこかで面倒くさくなって、机の上のモノをザーッと脇によけただけの状態になっているモノやコト、があるのかもしれません。

そしてこのような状態で次にとるべき行動リストをつくったとしても、その行動リストをみるたびに、心のどこか、または無意識の領域が(…しかしこの行動の意味するところはなんなのか…実行するためにはどれからやればいいんだっけ…)みたいなことを考えてしまうので、なかなか実際の行動に結びつかない、ということになるのだと理解しています。

まとめ

あくまでも私の経験上ですが、ここでお話したような “本質的に整理されていないこと” は日々のレビューをくりかえすうちに気づくことがよくあります。

日々のレビューにおいて、ちょっとひっかかかるプロジェクトとか、頭のなかにひっかかることを見つけたら、もう一度、きちんとそれと向きあってみるということを心がけ、そのうえで次にとるべき行動リストまで書き直せたらベストだと思います。

とはいえなかなか普段の生活では時間がないという場合もあると思いますので、思い切って週末を使うというの手かもしれませんね。

私も最近、体調を崩していたので、ここらでもう一度、GTD システムを整理整頓してみようと思っています。

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