Evernote GTD #11 現時点でのまとめ(2013年2月)

Evernote を活用した GTD についての最新情報をまとめておきたいと思います。

「ひとつ上の GTD」という本によりますと、GTD というのは “ワークフロー” と呼ばれる基本の5ステップ以外にも、いくつかの手法・考えかたを含んでいるようです。

しかしこれらについてはこのブログでも折にふれて紹介してきていますので、今回は省略しますので、下記の記事

をご覧ください。

この記事ではできるだけシンプルに「Evernote で GTD をするにはこういうノートブックを作ったらいいんじゃないの?」みたいなことをお伝えしていけるよう心がけてみます。

はじめに

なお今まで書いてきた Evernote GTD の内容とはちょっと違っているところもあるかもしれません。

いろいろと試行錯誤してきた結果、より使いやすいものへと変更してきています。わかりにくくて申し訳ないのですが、以降、修正や改善点などあれば、都度、このブログにてお知らせしていくつもりでおりますのでよろしくお願いします。

また前提として、GTD についてある程度、理解していて、かつ Evernote についてもとりあえず使ったことがあるという方を対象にしています。つまり、GTD や Evernote についての基本的なことがらはこの記事では説明しません。

基本方針:ノートブックをメインに使う

Evernote において、ノートにタグを付けるのは意外と面倒な作業なので、できるだけ使いません。

また Mac だけでなく iPhone や iPad などの各種デバイスにて Evernote アプリを活用することを考えたときにも、タグではなくノートブックを主として活用して情報を分類・整理していくことがベターではないかと考えています。

そのために、Evernote にてスタックを作成してノートブックを分類・整理するという手法がメインとなります。

記憶も記録も

基本的には Evernote 上でのノートの分類作業(これは GTD のワークフローでいうところの「整理」にあたります)に加えて日々のレビューと週次レビューを繰り返していくことにより、「どのスタックにどのノートブックがしまってあるか?」、つまり「探している情報がどこにあるか?」を感覚的につかんでいくことができるようになります。

これは検索を前提とした整理方法よりもすばやく探している情報にたどりつけると実感しています。

ひらたく言えば「記憶している(つまり自分の脳味噌を検索する)のがいちばん早いんじゃない?」というようなニュアンスです。

とはいえすべてを覚えるというわけでもなく、また何か暗記術を使うとかいうわけでもありません。単に GTD のワークフローに従って日々のレビューを行なっていれば、よく使うノート(情報)というのは自然に覚えてしまうはずではないでしょうか。

また自然に忘れてしまう情報もあるかもしれません。しかしそれは「完了したプロジェクト」であったり「もうあまり使わなくなった情報」であったりすることが多いので、特に気にする必要はないと考えています。

もちろん記憶力だけに頼るのも効率的ではないので、Evernote のノートの並び替え機能や検索機能なども補助的に活用していくようにしていきます。

Evernote の機能に頼りすぎるのでもなく、自分の記憶力に頼りすぎるのでもなく、両方の良いところを引き出せるようにしていくことが、最も効率よくまた生産性も高まるように感じています。

これからご紹介するノートブックやノートの名前の付けかたは、このような点を踏まえ、”覚えやすく、見つけやすいように” ということを念頭において考えてみました。

基本となるスタック/ノートブック

基本となるスタック/ノートブックを以下にご紹介します。

Evernote GTD

  • -inbox : 情報の一時的な受け皿です。気になることはとりあえずここに格納します。
  • Calendar : その日のうちに必ずやるべきことをここに
  • Next Action : 次にやるべきこと(次にとるべき行動)はここに
  • Project : プロジェクトのリストです
  • Project Info : プロジェクトの参照情報をここにしまいます
  • Prospect : ここには「6つのレベル」の高度2000メートルから5000メートルをノートブックごとにわけていれておきます
  • Reference : 参考資料をいれておきます。プロジェクトを実行するために必要な情報は「Project Info」にいれますので、ここにはそれ以外の情報がはいります。ショップカードとか名刺とか各種マニュアル、バス時刻表などなど…
  • Someday : いつかやる、たぶんやるであろうことをここにいれます
  • Trash : 便宜上この名前にしてありますが、終わったタスクや保留中のタスクをここにいれます。

GTD に必要なスタックとノートブックは以上です。

各スタックとノートブックの詳細

各スタックとノートブックについて詳細をご紹介します。

-inbox

とりあえず気になったことはここに集めるようにします。常に iPhone などの端末を持ち歩いていつでもどこでも収集できるようにしておきます。

Calendar

下図のようにノートの題名の頭に “それをやるべき日付” を入れるようにします。あとは題名で並べ替えれば OK です。

Evernote GTD

ちなみにくりかえすべきタスクがあった場合は、都度、日付を入れ替えるなどして管理しています。このあたりはタスク管理アプリではないのでひと手間かける必要があります。

Next Action

ひとつのノートにひとつの具体的な行動を記入します。基本的に題名だけみれば分かるようにしておきます。いちいち本文部分も参照するのは面倒だからです。

例:確定申告の説明会の日付と場所を調べる

など。

しかし題名が長くなってしまうと、iPhone で見たときに見にくくなってしまいます。予想にすぎませんが Evernote の iPhone アプリというのは、ノートの題名が長くなったときのことはあまり考えていないのかも。

ですので本文部分にも題名と同じ文字列をコピー・ペーストしておく場合もあります。

また、次にとるべき行動(Next Action)についてのみ、状況に応じてタグを付けておきます。付けるタグは基本的には以下のとおりですが、個人の環境や状況に応じて工夫してみてください。

  • @いつでもどこでも
  • @自宅
  • @仕事
  • @iPhone / iPad
  • @メール / 手紙
  • @協議事項
  • @外出中
  • @読む / 評価する
  • @電話する

Project

プロジェクトのリスト(一覧)をしまっておきます。個々のプロジェクトの詳しい情報などはプロジェクトの参照情報を閲覧するようにして、ここでは「どんなプロジェクトがあるか?」ということが一覧できるようになっていれば OK です。

ですので Next Action と同じように、題名をざっとみれば分かるようになっているというのがベストです。

またパッと見た感じでわかるように、題名の頭に顧客名を3文字のアルファベットで省略したものや、「趣味」とか「健康」といった大まかな分類をつけるようにしています。

Evernote GTD

Project Info

プロジェクトの参照情報をここにしまいます。私は顧客名を3文字のアルファベットに省略し、その中にプロジェクトごとにノートブックをつくって格納しています。

Evernote GTD

それ以外にも「整理整頓」とか「健康」といった大まかな分類のノートブックをつくり、その中に各プロジェクトの参照情報を格納しています。

なおノートブックの頭に「.(ピリオド)」を打っておきますと、inbox にあるノートを移動するときにピリオドを打つだけで候補が表示されるので便利かと思います。

Prospect

将来の見通しのための6つのレベルの高度2000メートルから高度5000メートルまでの内容をここに入れています。

また見直す頻度に応じてカレンダーにそのことをリマインドしてあります。

Reference

興味のあるモノやコトごとにノートブックをつくり、参考資料を保存しています。

カメラについてとか、サッカーについて、読書記録やレシート、ショップカード、その他にも雑多な書類などをスキャンしてノートブックごとに分類してしまってあります。

Evernote GTD

なおノートブックの頭に「R: 」という文字列を入れています。こうしておくと、ノートブックを移動させたり検索したりするときに「R」と入力するだけで候補が表示されて便利だからです。

Someday

ここも、ジャンルごとに分類してノートブックをつくっています。ほしいもののジャンルごと、やりたいことのジャンルごとに分けるイメージですね。

Evernote GTD

なおノートブックの頭に「S: 」という文字列を入れて区別しています。

Trash

ここには Complete というノートブックと Waiting / Hold というノートブックをつくっておきます。

終わったら Complete へ、保留中、または返事待ちのタスクは Waiting / Hold に入れておきましょう。

まとめ

とりあえずこんな感じですが、不明な点などあればコメントなりでご質問いただければと思います。

参考記事を以下にあげておきます。

あと最近、気に入っているレビュー方法についても

参考になれば幸いです。

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2 コメント

  1. 一人出版社を営んでいる者です。コンフリクトし続けるプロジェクト管理を解決する糸口を探していた中、このブログにたどり着きました。普段からEvernoteは愛用していましたしGTDも知っていましたが、ブログに記されたこれらを結びつける方法に感服し、なお上を目指す宇田川さんの姿勢にも好感を抱きました。

    • Y.Udagawa

      コメントありがとうございます。

      GTDについては、私も身につけることにより大きく生活が変わったと実感しています。

      最近は OmniFocus というツールを使っており、これについても機会をみつけて書いていきたいと思っています。

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