何度かこのブログでもお話をしていますが、GTD の特徴のひとつとして「その日に必ずやるべきこと以外はカレンダーに記入しない」というものがあります。

多くの人は「その日にやりたいこと」、つまり単なる「予定」もカレンダーに含めてしまいますが、それは効率的ではない、というのが GTD の基本的な考えかたのようです。

なぜ効率的でないのか?

結局のところ予定は予定でしかなく、忙しい現代では次から次へとやらなくてはいけないことがふってきて、例えば午前と午後ではその日のやるべきことがまったく変わってしまうというようなこともあり得る。

予定に自分を合わせるのではなく、自分の状況にやるべきことを合わせる

そんなときに先のスケジュールを立てるのは至難のワザだし、例え立てられたとしても予定通りに進めていくのはもっと難しい。(何度も繰り返して習熟していることであれば可能かもしれません)

それならば、「必ずやるべきこと」だけをきちんと管理して、それは確実にこなすようにする。

そしてあとはそのときどきの状況にあわせて、空いている時間にやるべきことをひとつずつこなしていく。このほうが効率的だし生産性もアップしますよ、というようなことが GTD の本には書いてあります。

確かに考えてみれば、その日の予定に自分を合わせるのではなく、そのときの自分の状況にあわせてやるべきことをこなしていく、ということのほうがより自然であるような気もします。(ただし前述したように「その日のうちに必ずやるべきこと」だけはのぞく)

そして実際にやってみると、確かにこれはストレスを感じることがほとんどないし、ひとつのことに集中できるし効率的かもしれない、と実感できます。

それでも予定に自分を合わせたいときはどうするか?

しかしでは、予定を立ててプロジェクトを進めていきたい場合はどうしたら良いのでしょうか?

私自身の経験でいえば、まずは “日時を決めて予定を立てなければいけないようなことはできるだけ減らした” ということが挙げられます。

もちろん仕事のうえでは締め切りというものがありますから限度がありますが、融通のきく範囲で “やりたいことをカレンダーに記入する” のはやめた、ということです。

そのうえで、それでも日時を決めてやりたいことがあったときはどうするか?

例えば3ヶ月後に友人を集めてライブコンサートをするとか、1年以内に起業をするとか、3年以内に結婚をするとか。

これも私の場合は、ということになりますが、やっぱり “レビュー(見直し)” が大切なんじゃないかと感じています。

現状を把握することと、先を見通すこと。

忙しい中でこのような見直しを行なっていくことは大変なことかもしれません。しかし、ここ三週間ほど私がつづけている方法で、いいな、と思う方法があります。それは…

…こちらの記事にも書きましたが、朝、起きたら一枚の紙に “やるべきこと、やりたいこと、気になること” を書きだしていく、というもの。

もちろん GTD のシステムを見なおして、現在、抱えているプロジェクトや次にやるべきことのリスト、カレンダーなどを確認しながら書いていきます。

またこの紙に書きだされたことで GTD システムのほうにフィードバックが必要であれば転記しておくようにします。

慣れてくると日々の課題、最近の課題、気になっていることなどを把握できるようになり気分的にすっきりすると思いますので、よろしければ参考にしてみてください。

まとめ

まとめますと、GTD の基本的としては、予定を立てるというよりも “次にやるべきこと(時間が空いたらやるべきこと)” を具体化・明確化しておいて、そのときどきの自分の状況にあわせてやっていく。

予定を立ててものごとを進めていくときは、レビューをきちんとやる、ということが大切であり、そのための具体的な提案として、朝一で紙に書く、ということをご紹介しました。

やりかたは人それぞれだと思いますので、自分にあった方法を見つけるための参考になれば幸いです。

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