Evernote GTD #10「プロジェクトの参照情報と参考資料(の違い)について」

前回から少し時間が空いてしまいましたが、Evernote で GTD を運用していくための方法をご紹介します。

今回は第10回目です。

ちなみに前回までの流れとしては、GTD でいうところの “プロジェクト” を Evernote ではどのように扱っていくか?というところまでお話しました。

詳しくは第8回目でプロジェクトについて少しお話したのですが、実践していくにつれていくつか変更や改善点がありましたので、今日はその点を中心にお話したいと思います。

そもそもプロジェクトとは?

まず最初に、そもそもプロジェクトとは何なのか?と考えてみますと…

  • 「終わらせなければいけないことは何か?」と考えてみて(頭の中から)出てきたものの中で、複数の行動が必要で、1年以内に達成すべきもの

…というようなことになります。ちょっとややこしいですよね。

例えば「田中さんに電話する」は単独の行動なのでプロジェクトとは呼びません。しかし「田中さんに電話して鈴木さんの電話番号を教えてもらって、鈴木さんに電話して住所を教えてもらって、お歳暮をおくる」みたいなことがあったとするならば、これは複数の行動の積み重ねなのでプロジェクトと呼びます。

プロジェクトが参照するべき情報

「複数の行動が必要」なので、単独の行動にくらべて複雑であるといえるでしょう。また例えばお客さんから依頼されたプロジェクトなどの場合、プロジェクトの途中で内容がどんどん変わっていってしまうというようなこともよくあります。

ですので、プロジェクトをしっかりと終わらせるためには、こまめに状況を見直し(レビュー)したり、プロジェクトの実行に必要なさまざまな情報を適宜、参照しながら進めていったりというような作業が必要になります。

具体的には…

  • 現在かかえているプロジェクトのリスト
  • 各プロジェクトごとのプランニングに関するメモ
  • 各プロジェクトの参照情報
  • 次にとるべき行動のリスト

…の4つで、あとは必要に応じてレビュー(現状の見直し)をしていく、ということになると思います。

これらを、Evernote で実現させるためにはどうしたら良いのか?

簡単な説明を加えつつご紹介していきます。

現在かかえているプロジェクトのリスト

Project というノートブックにプロジェクトのリストを集めておきます。Evernote GTD の第8回では、このノートブックを「個人のプロジェクト」、「仕事のプロジェクト」というように分けていましたが、現在はひとつにまとめています。

そのかわり、ノートのタイトルの最初の部分に「事業」とか「学ぶ」といった言葉をつけて、題名で並び替えて分類するようにしています。

Evernote GTD

基本的に、ノートの本文部分には何も書きません。この Project ノートブックというのは、言いかえれば “どんなプロジェクトを抱えているかのリスト” であり、それをできるだけ分かりやすく把握することを目的にしています。

各プロジェクトのプランニングに関するメモ/プロジェクトの参照情報

先ほども少しお話したように、プロジェクトというのは複雑である場合が多いです。

そのような状況において、いくつものプロジェクトを同時進行しつつ効率的に進めていくためには、ひとつひとつのプロジェクトについての現状を、普段は忘れておける状態(頭の外に出しておける状態)にしておく必要があります。

普段は忘れておける状態というのは、単にメモしておくのではなく、いざとりかかる段階においてすぐに続きをはじめられるくらい丁寧にメモしてあるという状態が理想であると考えています。

そのためにまず “プロジェクトの参照情報” というものを一箇所にまとめます。これはアナログでいえばバインダーみたいなもので、ここにそのプロジェクトに関するすべての情報が収められている、とイメージしてみてください。

Evernote では、「Project info」というスタックをつくり、その中にノートブックをつくり、その中にプロジェクトの参照情報をしまっておきます。

Project info

私は、クライアントのイニシャルや、 “整理整頓” といったような一般的な名前のノートブックをつくり、その中に各プロジェクトごとのノートをつくっています。

このノートの中には、例えば顧客からの要望のような、プロジェクトの参照情報や、私自身がプロジェクトのために行ったプランニング(ナチュラルプランニングモデル)の経過と結果などが書き込まれています。

小さなプロジェクトであれば、参照情報とプランニングを一緒にしたノートがひとつあれば充分だと思いますが、複雑なプロジェクト、また先ほどお話したようにクライアントの要望がどんどん変わっていってしまう場合などは、ノートの数も増えていく可能性が高くなります。

繰り返しになりますが、GTD の効果を感じるためには、単にメモをしておくというのではなく、そのプロジェクトから離れて忘れてしまっても(頭の外にだしてしまっても)、いざというときにはすぐに続きをはじめられるようにメモをしておくというのがポイントとなりますから、それを心がけてノートをつくっていきましょう。

次にとるべき行動のリスト

ここにはプロジェクトのプランニングによって発生した “具体的な次にとるべき行動” が書き込まれます。ここで必要なノートブックは二つあります。

  • 特定の日付に必ず実行すべきものは “Calendar” ノートブックへ
  • 空いた時間に実行すべきことは “Next Action” ノートブックへ

それぞれノートブックをつくっていきます。

Calendar ノートブック

以前の記事でも解説したと思いますが、下図のように、ノートの件名の文頭に日付を記入します。こうしておけば Evernote で「題名」で並べ替えれば、日付ごとに “必ずやるべきこと” を一覧することができます。

Calendar

Next Action ノートブック

この “次にとるべき行動” ノートブックのみ、 Evernote のタグ機能を使っています。

  • @いつでもどこでも
  • @自宅
  • @仕事場
  • @外出時
  • @メール
  • @読む/評価する
  • @協議事項/打ち合わせ

などのタグを付与しておくことにより、そのときどきの状況に応じて効率のよいタスクを選択し、実行することができるようになると感じています。このあたりについては GTD本(はじめての GTD)にも掲載されていますので参考にしてみてください。

まとめ

とりあえず以上です。

今回、お伝えしたいのは、あるプロジェクトが立ち上がったときに、これを GTD で処理するためには、

  • 現在かかえているプロジェクトのリスト
  • 各プロジェクトごとのプランニングに関する情報
  • 各プロジェクトごとの参照情報
  • プランニングした結果として発生した次にとるべき行動のリスト(特定の日時の場合はカレンダー)

が必要になるということと、それらの関係性、また Evernote ではどうやって扱っていくか?というところです。

最後に重要なのは、週次レビューを含む “見直し” 作業です。毎朝、気になるところをきちんと見なおして、情報を整理しておけるようにしましょう。

なんだかいろいろやることがあって大変だと感じるかもしれません。そのような場合は、とにかく一度、徹底的に身の回りの状況を整理整頓してみることをおすすめします。そこまでできれば、あとはその状態を維持していくということに力を注げるようになるからです。

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2 コメント

  1. こんにちわ。
    とても興味深い記事でしたので、昨日に引き続きコメントさせてください。

    僕もGTDを実践しています。
    GTDのルール通りにというわけではなく、自分が一番ストレスなく
    忘れずにタスクを確実にこなせる方法でやっています。

    EvernoteをGTDツールにすることも試したのですが、うまくいきませんでした。
    他の情報も多くて、タスクだけを常に見返すということが習慣化できかなったからです。
    それにiPhoneのEvernoteは重くて、ササッと見返すには不向きだと思ったからです。
    宇田川さんは、うまく使いこなせていらっしゃるようで、素晴らしいですね。

    記事の中にある、プロジェクトの頭に「事業」とか「学び」などの区別をつけるのは
    いいアイディアですね。
    あと、プロジェクト一元管理するというのも、納得です。
    おっしゃるとおり、すべてを把握しやすくなりますね。

    EvernoteのGTDシリーズは、さーっと拝見しましたが、
    どれもたくさんの気づきが得られる記事ですね。
    ありがとうございます。

    また、勉強させてもらいにきます。
    ありがとうございました。

    • Y.Udagawa

      とらきちさん

      コメントありがとうございます。またお読みいただきありがとうございました!

      Evernote で GTD については、私も試行錯誤しながらという感じなのですが、参考になれば嬉しく思います。

      GTD はいろいろなツール、やりかたで応用が効くというところがいいですよね。

      また機会があれば記事にしたいと思います。励みになるお言葉、ありがとうございました!

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