IMG 0087

GTD には “レビュー” というものがあります。

これは “見直し” とも呼ばれていて、その名の通り、GTD システムを見直すという作業のことです。

なぜこれが必要なのか?

例えばちょっと GTD のことは離れて、カレンダー(予定表)について考えてみましょう。

カレンダーに予定を書き込んだとします。しかしそれを定期的に見なおさなければ、書き込んだことをいつまでも暗記しておかなくてはいけません。

逆にいえば、 “定期的に見直す” という作業がシステム化されていれば、カレンダーに書き込んだことはとりあえず頭の中から追い出してしまっても大丈夫だ、ということになります。

GTD に関してもこれと同じで、”定期的に見直す” という作業を行うことにより、気になっていることを頭の中から追い出しても大丈夫だ、と思えるようになっていきます。そしてこのことについて確信し自信をもてるようになってくると、頭の中はすっきりと整理され、ストレスからも解放されていくということになります。

GTD におけるレビューとは具体的にどうすれば良いのか?

しかしでは、レビュー(見直し)とは具体的にどうすれば良いのか?

抽象的ですが、「これで大丈夫だ」と自信をもって言えるまで GTD システム全体を見直す、という作業が必要です。

具体的には、あなたの GTD システム、つまり手帳であったり、オムニフォーカスのような専用ソフトであったり、私のように Evernote であったりを、ただジロジロと見直すということを行います。

ちなみに「これで大丈夫だ」というのは、具体的には…

  • すでに終わっているのにプロジェクトリストから削除されていないプロジェクトは?
  • 今週、来週、来月などの予定でカレンダーに書き込むべきなのに忘れているものは?
  • ここ数日のうちに見つかった新しい “やるべきこと” に対して、まだ見極めきれていないもの(きちんと整理されていないもの)は?

…というようなものです。

この作業を怠ってしまうと、とたんに GTD の効果が失われてしまいます。なぜならそこ(GTD システム)に書いてあることが信用できなくなり、さまざまな予定ややるべきことを気にしなくてはいけなくなり、頭から追い出すことができなくなってしまうからです。

このようにレビュー作業というのは必要不可欠なものなのですが、実際にはなかなか難しい。例えていえば “常に部屋が整理整頓されているキレイなじょうたいをたもつ” ようなもので、これっていうのは分かっていてもなかなか難しいこともありますよね?

環境を変えてレビューしてみる

そこでひとつの工夫として、”レビュー作業だけ分けておこなう” という方法があります。

例えば私の場合であれば、基本的には Evernote を活用して GTD システムを運用していますので、現時点ですべての気になること・やるべきこと・やるべきと思っているけれどもまだ手をつけていないもの・いつかやりたいこと、などなどが Evernote に記入されています。

しかし毎日のレビュー作業は “メモ帳に手書き” で行っています。

「今日、気になること、やるべきこと、やりたいことは?」

もちろん “今日” だけではなく明日以降のこともレビューしていく必要があります。しかしそれも “今日” という期限をつけることによって、明日以降のことがより明確になってくると感じています。

個人的には “手で書く” という作業が “頭の整理” に向いているような気がします。単純に入力方法の違いがそうさせるのではないかと思いますが、他にもキーボード入力とか、音声入力などの方法もありますので、ご自身に向いているものを探してみるのも良いかもしれません。

このように、レビュー作業を違った環境で行うことにより、客観的にシステムを見直すきっかけとなり、効果的なレビュー(見直し)につながっていくと感じています。

まとめ

一点だけ注意点としては、本体の GTD システムとは別の場所でレビュー作業を行う場合、最終的には本体の GTD システムにそれを統合させるべき、ということです。

ちょっとメンドクサイですが、紙に手書きしたメモ帳は、必要に応じてキーボードで入力してデジタル化したり、スキャニングして画像ファイルや PDFファイルなどにして、本体の GTD システムに格納しておいたほうが良いでしょう。

そもそも GTD システムを効率よく運用するためのレビュー(見直し)ですから、本体に還元してあげるということが大切かと思います。

更新情報をメールでお知らせします。

このブログの更新情報を無料でメールでお知らせします。こちらのブログの購読ページから登録してください。