前回の記事の続きなのですが、以前、“作業効率化” とか “生産性向上” っていうのはよく考えてみるとなんだかよく分からないものである、と書きました。

それでじゃあ、何のために作業効率化とか生産性向上とかメンドクサイことを考えてしまうんだろうか。

と、考えてみると、要するには「作業をはやく終わらせたいから」ということなんだろうと思いました。あたりまえか。

でも「給料は変わらないけれども働く時間が少なくなるよ」と言われたら、やっぱり多くの人は嬉しいのでは?

私のような自分で仕事をしている立場であればなおさら、かもしれません。だいたいのことは自分で決められるので時間の融通がきくようになるからです。

ただ好きなことを仕事にしていると “ついついやってしまう” こともあります。

週末にやりたいことをやっていたらそこから仕事になっちゃった、なんてことも決してめずらしい話ではなく、そうなると仕事と遊びの境界線ってあいまいだなあ、と実感しています。

仕事(作業)を分類してみて分かること

ですからここで仕事(作業)というものに対していくつかの指標を考えてみたいと思います。

  • やるべきこと
  • やるべきではないこと
  • やりたいこと
  • やりたくないこと
  • 緊急なこと
  • 緊急ではないこと
  • 重要なこと
  • それほど重要ではないこと

実際問題として、ひとつひとつの仕事(作業)に対してこれらの指標をあてはめていくのは現実的ではないと思いますが、いずれにしてもこうやってみてみると、“やるべきなんだけどやりたくない、でも緊急で重要” みたいな、そういう仕事はできるだけはやく片付けたいなあ、と感じるんじゃないかと思いますが、どうでしょうか?

やるべきなんだけどやりたくないのに緊急で重要な仕事はできるだけ早く片付けたい

それで次に “作業をはやく終わらせる” ということについて考えてみたいのですが、そのための基準として “一日” という単位で考えていくことにしたいです。(一週間だと長すぎるので)

というわけで、“一日の作業をはやく終わらせるためにはどうしたら良いのか?” ということについて考えてみたいのですが、実はこれって気分の問題というのが結構あるんじゃないでしょうか?

なぜか?

さっきも書きましたけれども、仕事と遊びの境界線があいまいなところがあるからです。

上記の指標をもう一度みてみてほしいのですが、実際問題として “やるべきこと” がたくさん残っている日であっても、それが “やりたいこと” であれば、気分としてはおそらく「はやく終わらせたい」よりも「じっくり取り組みたい」とか「楽しみだなあ」という気分になると思うからです。

…というか、私はそういうタイプなんです。

作業がはやく終わった気分になる仕事のすすめかた

じゃあ、気分の問題をクリアにするには、気分よくやりたいことにあたるにはどうしたら良いのか?ということになりますが、私は下記のように考えてみました。

  1. 朝いちばんで大切な仕事をやる
  2. 午前中にやるべきことをやる
  3. 午後はやりたいことをやる

「気が進まない仕事」への7つの対処法』という女性に対するアンケートを見てみますと「やりたくないことを最初にやってしまう」という人が多いそうです。確かに一日の最初にやりたくないことをやってしまえれば、気分は良いかもしれません。

私も昔はこの方法を採用していたのですが、状況によってはそれだけでエネルギーを使い果たしてしまい、本当に大切な仕事、やりたいと思っていた仕事がいまいち進まない、なんてことがありました。しかもなんとなくですが朝って頭がすっきりしているので、大事な仕事をそのときにやれると良いんじゃないか?とも感じています。

ですので上記のように、まず朝いちばんで大切な仕事をやる、ということを心がけています。

何をもって “大切な仕事” とするのかは難しいところですが、先ほどの指標でみてみれば “緊急かつ重要な仕事” ということになるのかもしれません。しかし長い目でみてみると “緊急ではないんだけど重要な仕事” というのもやっぱりあるんじゃないかと思っています。

これらを見極めるには、いつものパターンになってしまいますが、私はやっぱり GTD に取り組むということをおすすめしたいなあ(いつも GTD、GTD うるさくてすみません)。

また朝いちばんでやる大切な仕事は、たとえば60分とか時間を決めておくと良いかもしれません。それに熱中しすぎてやるべきことが疎かになっても良くないからです。

それから余談になりますが、メールのチェックは時間と回数を決めてしまったほうが効率的かなと感じています。朝・昼・夕とかですね。最初は不安ですけれどもメーラーを開いたときに確実に処理するようにしていけば大丈夫そうな気がいたします。

まとめ

というわけで私の理想は、午前中にやるべきことを終わらせてしまい、あとは夕方にメールをチェックしてしかるべき処理をするだけ、という一日を送ることです。

そうすると、「ああ午後からは自由だぞ!」という “気分” にひたれて精神衛生上よいからです。

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