先日の記事で、“作業効率化” とか “生産性向上” っていうのはよく考えてみるとなんだかよく分からないものである、と書きました。

それでこのことについてちょっと考えてみました。

まず、 “分類する” ということから考えてみたのです…

野口悠紀雄さんの本『超「超」整理法』では、“分類するな、検索せよ” ということが主に語られています。いちいち分類するのは手間も時間もかかる。それなら時間順に並べていって、必要に応じて “検索” すればいいじゃないか、と。

確かに一理ある、と感じました。

検索だけで探すのはちょっと不安がある

しかし実際問題として検索というものには少し不安が残ります。なぜかというとひとつには検索するためのキーワードを覚えていないといけないからで、これを間違うと検索結果には表示されず “なかったこと” にされてしまう可能性があるからです。

『超「超」整理法』には、このような検索キーワードがよく分からない場合はどうしたらいいか?ということも書いてあるのですが、それでも “本当にこの検索キーワードで正しいのかどうか?” ということについては、結局のところ、該当するすべての情報をながめてみないと私は安心できないのです。

例えばお客さんから「今回のパンフレットの参考イメージはこんな感じでお願いします」というメールがきたとします。その情報を仮に Evernote にメモしておきます。

次に、数日たって、同じお客さんから「やっぱりこっちでお願いします」というメールがきたとします。その情報も Evernote にメモしておきます。

それからさらに数日たって、「そういえばこの部分はこのイメージを使ってもらえませんか?」と、追加で要望がきたとします。

このような場合、私だけかもしれませんが、検索だけで最新の資料、または、いま必要な資料を探し当てるのは難しいし、手間だと感じます。(もちろん実際には検索だけではなく、その資料が作成された日時なども参考にするなどしてより正しい情報を探すのだと思いますが)

分類は最小限に、あとは並べ替えてみつけよう

…というわけで私が提案したいのは、“分類は最小限に、あとは並べ替えてみつけよう” ということです。

例えば私は情報を整理整頓するときに、“整理するためのフォルダの階層は深くしない” というルールを設けています。

下図を見てください

これは各分類ごとにフォルダをつくって整理していく方法です。フォルダの中にフォルダがあり、階層が深くなります。また、顧客ごと、顧客のプロジェクトごとにフォルダをつくる必要があります。これは個人的には便利そうに見えますが、やってみる以外と面倒だし、階層が深くなるごとにわかりにくくなってきます。

なので、こうします

これは、ファイル名を「顧客名 プロジェクト名_資料名」にして、すべてをひとつのフォルダに放り込むという方法です。

ファイル名は長くなりますが、先ほど書いたように、必要に応じて名前順に並べ替えたり、最後に開いた日時で並べ替えたりして必要なファイルを見つけていきます。

ただし例えば、資料として画像ファイルなんかがまとめて送られてくることもありますので、このときはフォルダをつくってそこにファイルを放り込んでおきます。(これが “分類は最小限に” ということの意味になります)

実際にやってみると分かるのですが、“最後に開いた日時” でファイルを並べ替えておけば、上の方に最近よく使っているファイルが並びますので、それだけで整理整頓は充分と感じることが多いです。

このあたりは『超「超」整理法』と同じだと思います。

良かったらためしてみてください。ファイルを整理する前にはバックアップなどをとっておくことオススメします。

まとめ

ええと、本当は一日の作業時間を短くする方法について書きたかったのですが、その前準備としての整理整頓について書いてしまいました…

結局なにが言いたかったのか、というと、整理しようと思って分類するのは良いんだけど、分類しすぎると今度はその分類を整理するための作業が必要になるのであんまり効率的じゃないのでは?ということです。

続きはまた今度書きます!

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