GTD をやっていて意外とクセモノだなあ、と思うのが資料関係やリストの整理です。

資料やプロジェクトの参照情報、いつかやること/たぶんやることのリスト。

この中には何かの作業のときに参照しながら使うものや、欲しいもの、やりたいことなども含まれています。

だからこそ、ある程度は整理整頓されていないと意味がなくなってしまうのですが、情報を整理するというのは簡単なようで意外と難しいのかもしれません。

私はこれらの情報を Evernote にまとめているのですが、試行錯誤のすえにおおまかな方針を決めました。それは…

  • ノートブックをつくってカテゴリ分けしていく
  • タグは使わない

…ということです。

左図が私の “いつかやる/たぶんやる” のリストですが、このようにノートブックを細かくカテゴリごとにわけて整理しています。

あと、タグを使わないことにしたらだいぶ作業が楽になりました。今のところ、タグを付けていないことで困ったなあ、と感じたことはありません。

とはいえ具体的なカテゴリ分けについては、人それぞれによって大きく変わってくるとは思います。

そこで今回は私がカテゴリ分けする際に参考にしたものをご紹介したいのですが、それは以下の二つです…

…これらはうまくカテゴリ分けされているなあ、と感じました。

それで、アマゾンのほうは上記の URL を見ていただければ良いと思うので、今日は「すんでいないことのトリガーリスト」を紹介したいと思います。

すごく長いので(メンドウなので)そのままベタッと貼りつけますので、あくまでも参考にしてください。

すんでいないことのトリガーリスト

仕事で注意が向いていることは何か?

プロジェクト
開始したが完了していないもの

プロジェクト
開始しなければならないもの

検討すべきプロジェクト
上司、提携相手、同僚、部下、その他の従業員や幹部、他のプロフェッショナル、顧客、他の会社

連絡(送/受)
電話、メール、ボイスメール、手紙、連絡メモ

作成/提出文書
報告書、評価、レビュー、企画・提案、記事、マーケティング関連、指示、要約、細目、リライト・編集、状況報告、会話・連絡の記録

会議
予定済み、セッティング・要請、報告を受ける必要のあるもの

読む/評価
本、雑誌、記事

財政
現金、予算、貸借対照表、損益、予測、融資枠、支払勘定、受取勘定、小口現金、銀行、投資家、アセットマネジメント

プランニング/調整
目標、数値目標、ゴール、事業計画、マーケティングプラン、財務計画、予定行事、プレゼンテーション、会議、カンファレンス、出張、休暇

会社の発展
組織図、再編、指揮系統、仕事内容、設備、新システム、変革、リーダーシップ、後継者育成、企業文化

管理
法律関連、保険、人事、採用基準/手続き、訓練

人員
雇用、解雇、評価、育成、コミュニケーション、労働意欲、フィードバック、賃金

システム
電話、PC、ソフトウェア、データベース、オフィス機器全般、プリンター、FAX、ファイリング、保管、家具、固定設備、装飾、消耗品、名刺、事務用品、自己管理ツール

営業
顧客、見通し、納品期間、販売プロセス、訓練、顧客関係強化、報告、顧客情報管理、カスタマーサービス

マーケティング/販売促進
キャンペーン、販売用資料、広報

連絡待ち
誰かに任せたプロジェクト/タスク、プロジェクトの一部、返答、提案や質問への回答、提出して返答や返却を待っているもの、予約したチケット、継続や完了に外部の行動(決断・変化・実行)が必要なプロジェクト、注文品

人材開発
訓練、セミナー、学習させること、明らかにすること、身につけさせるスキル、読ませる本、リサーチが必要なこと、一般教育(資格、学位)、適正調査、履歴書

服装
規定、ドレスコード

プライベートで注意が向いていることは何か?

プロジェクト
開始したが完了していないもの

プロジェクト
開始しなければならないもの

他の組織のプロジェクト
サービス、地域社会、ボランティア、宗教組織

やるべきこと/他者との約束
配偶者、恋人、子ども、親、家族、友人、専門職/業者

連絡(送/受)
電話、メール、はがき、手紙、お礼

予定行事
誕生日、記念日、結婚式、卒業式、外出、休日、休暇、旅行、夕食、パーティ、接待、文化行事、スポーツイベント

家族
配偶者、恋人、子ども、親、親戚とのプロジェクトや活動

管理
自宅オフィスの消耗品、オフィス機器全般、電話、留守電、PC、インターネット、テレビ、DVD、電化製品全般、娯楽、ファイリング、保管、ツール類

余暇活動
書籍、音楽、ビデオ、旅行、行きたい場所、会いたい人、インターネット、写真、スポーツ用具、趣味、料理、レクリエーション

家計
請求書、銀行、投資、ローン、税、予算、保険、担保資産、税理士

法律
遺言状、信託、財産、法律関連の問題

連絡待ち
通信販売、修理、貸したもの、返却を待っているもの全般、情報、返事を待っていること

家庭/家関連
不動産、修理、増改築、家主、冷暖房/空調、水回り、電気、ガズ、水道、屋根、庭/景観、私道、ガレージ、壁、床、天井、装飾、家具、道具類、照明および配線、台所回り、洗濯/クリーニング、片付ける場所、掃除、整理、収納場所

健康
健康の増進と維持、一般病院、歯科、眼科、その他の専門病院、検診、栄養管理、食事、運動

自己開発
習い事、セミナー、コーチング、仕事、創作活動

交通
自動車、自転車、バイク、メンテナンス、修理、通勤、切符、予約

衣服
仕事、カジュアル、礼服、スポーツ、アクセサリ、カバン類、修理、仕立て

ペット
健康、訓練/しつけ、ペット用品

買い物・雑用
ホームセンター、薬局、デパート、銀行、クリーニング、商店街、ギフト、事務用品、オフィスの消耗品、食品/雑貨

地域社会
隣人、町内会、奉仕活動、学校、市民活動

おまけ

おまけですが、私がこのブログでよくご紹介している「ナチュラルプランニングモデル」の五つのステップについて簡単にまとめたものも合わせてご紹介しておきます。

1. 目的、指針となる価値観

  • なぜやらなければならないのか? あえて行う「目的」は何か?
  • このプロジェクトを実行したり判断したりする際の重要な基準は何か。どのような規範に基づいて行動するか?目的と価値観に基づいてプロジェクトに関する判断を下していく。

2. 望んでいる結果、ビジョン、使命、目標

  • うまくいったときの結果はどのようなものか?成否をどこで判断するか?
  • 達成したときに自分や関係者がどのような状態にあり、どのような気分になっているか?

3. ブレインストーミング

  • これについて考えたときにどんなことが浮かんでくるか?(プロジェクトプランニング・トリガーリストを参照)
  • 役に立つか立たないかといった分析は避け、頭から何も出てこなくなるまで自由につづける。

4. 整理、準備

  • ブレインストーミングの内容を整理、分類し、プロジェクトの構成要素を見極める。
  • 達成するためには何をしなければならないか?

5. 次にとるべき行動

  • 次にとるべき行動は何か?

まとめ

すんでいないことのトリガーリストや、ナチュラルプランニングモデルについて詳しくはこのブログの GTD のカテゴリをながめてみていただくか、GTD に関する本を読んでみてください!

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