メリークリスマス!

それで、Evernote GTD の続きというか、ここまでのまとめなどを書きたいと思っています。

前回は「プロジェクト」の第一回目をお伝えしました。

その後、ちょっと時間があいてしまったのは、 “プロジェクト” と “プロジェクトの参照情報” の取り扱いについて試行錯誤していたり、全体的なノートブックの構成について考えなおしたりしていたからで、きっと前よりも良くなったであろう、とは思いつつもなかなかお伝えできずにもどかしい想いをしていました。

なのでとりあえず今日は途中経過をお伝えします。

タグを使わないノートブックの分けかた

現在は、タグを使わないでノートブックだけで Evernote GTD を運用していこう、という試みをしています。

なぜかというと、できるだけシンプルにしたいから、ということでありまして、よくよく考えてみると「タグを使うのはメンドクサイのでは?」と感じたのが発端です。

Evernote で GTD をやっていますと、ノートブックやノートの整理整頓だけでも結構、大変です。またできうる限り完璧に整理整頓されたいわゆる “水のような澄んだ心” の状態を保とうとするなら、なおさら。

ここまで続けてきて分かったのは、タグ機能は補助的な役割を持つけれども、これを丁寧に整理して管理しようとすると、なかなか膨大な手間がかかりそうだ、ということです。そして「タグを整理しなくちゃな」ということが頭の中の気になることとして残ってしまう。

特に難しいのが、参考資料やプロジェクトの参照情報といった “資料関連” です。私の資料フォルダ(ノートブック)はやや混乱しはじめていて、とりあえずキーワード的にタグを付けてはいますが、実際に検索してみるとなかなか見つからない。というよりも、そもそもきちんと整理されていれば検索する必要ってほとんどないんですよね。

というわけで、これでは逆効果なので、思い切ってタグは使わないほうがよいのでは?と、考え、その代わりにノートブックをもう少し整理整頓して使うようにしました。

イメージとしては、紙媒体をファイルして整理するような感じです。タグ機能については、きちんと整理された状態を保つことができるようになったら、そのうえで再検討してみたいと考えています。(そうすればきっと便利につかえるはず)

具体的にどう分けたか?

それでは現在、どうやっているか?の具体例です。

私の Evernote のノートブックはこんな風になっています。

Evernote gtd notag 01

GTD にある程度、親しんでいる方ならすぐに分かると思いますが、一応、補足しますと…

Project Info

ここは「プロジェクトの参照情報」を入れます。実際にはプロジェクトごとにノートブックを作って、細かくわけていきます。これは Evernote の “スタック” という機能を使います。参考としては下図のような感じ。

Evernote gtd notag 02

ノートブック名の文頭に “.(ドット)” を入力しています。これはノートを inbox から移動させるときなどに重宝しています。

Prospect

これは「ひとつ上の GTD」でいうところの将来の見通し(6つのレベル)です。ちょっと分かりにくいかもしれませんが、

  • Next Action :高度0メートル
  • Project:高度1000メートル
  • Prospect:高度2000メートル〜5000メートル

というように分類しています。

Evernote gtd notag 03

Next Action と Project は GTD のもうひとつの柱である5つのステップ(ワークフロー)でも活用するので、Prospect の中にはいれずに、アクセスしやすい場所においてある、というイメージです。

Prospect を展開すると下図のようになっています。

  • 2. Areas of Responsibility(高度2000メートル:責任を負っている分野/興味をもっている分野)
  • 3. Goal(高度3000メートル:目標/ゴール)
  • 4. Vision(高度4000メートル:構想)
  • 5. Purpose(高度5000メートル:目的/価値観)

それぞれについて必要事項が記入されたノートが保存されています。またそれぞれの高度に下図のような「この高度について」という簡単なメモノートをつくり、保存しています。

Evernote gtd notag 04

なぜかというと、“高度” という概念が分かりにくいので…!

Reference

参考資料です。私はここも細かくフォルダ(ノートブック)をつくって分類しています。たくさんあるように思える資料関係も、ノートブックにわけてしまえばだいぶスッキリします。

Evernote gtd notag 05

難しいのは「この資料はどのノートブックに入れるべきか?」というカテゴリ分けの問題。例えば “旅先で寄ってみたいお店” の情報は、「ショップ」フォルダに入れるべきか?「旅行」フォルダに入れるべきか?

確かにここでタグを使えば “ショップ” 、“旅行” という2つのタグをつけておけば良いだけなので便利そうな気がします。 しかし難しいのは、これは整理をしたといえるのか?とりあえず決断を先送りにした妥協の産物なのか?ということです。

というのは、先ほどもお話しましたけれども、「どちらのフォルダに入れるのか判別しにくいから、とりあえずタグを付けておこう」と考えて付けられたタグは、その数が増えれば増えるほど、結局はごちゃごちゃとした整理前の状態に戻っていってしまうからです。

Someday

最後に「いつかやる/たぶんやる」フォルダです。ここも同じで、カテゴリごとに細かくノートブックを作って分けています。

今回のポイント

今回のポイントは、「プロジェクトの参照情報」と「参考資料」を細かくわけるようにしたことです。これによって、プロジェクトを進めるときは、とりあえず該当するプロジェクトの参照情報に関するノートブックを見れば、必要な書類がそこに集められているので効率的になったと感じています。

参考資料に関しては、自分の興味ごとにわけることによって、自分が今、何に意識を向けているのか?ということがいままで以上に分かるようになりました。またそれをもとに具体的な行動につなげていこうという発想をしやすくなった気がします。

…ああ。今日も長くなってしまいましたが、とりあえず参考になれば幸いです。

更新情報をメールでお知らせします。

このブログの更新情報を無料でメールでお知らせします。こちらのブログの購読ページから登録してください。

整理法プラスについて

オリジナル整理法である「整理法プラス」を考案しました。現在、公式サイトにて情報を公開しています。よろしければご感想などお聞かせください。