GTD 本を読んでいて、ちょっと分かりにくいかもと思うのが、“プロジェクト” と “プロジェクトの参照情報” と “次にとるべき行動” の関係ではないかと思います。

私が GTD ツールとして OmniFocus ではなく Evernote を選択したのも、この点が絡んでくるからで、要するには「より自由にメモをとれるツールは?」と考えたときに、やっぱり Evernote のほうに軍配があがるんじゃないかなあ、と感じたからです。

なぜ、メモをとる(書ける)ということを重要視したのか?

…ということになりますと、“プロジェクト” と “プロジェクトの参照情報” をみながら “次にとるべき行動” をあれこれと考えるときに、メモをずらずらと書けたほうが良いからです。

この作業を一般的には「プランニング」と呼ぶのだと思いますが、GTD 本では “ナチュラルプランニング” という手法が紹介されています。

おおまかな流れとしては、通常であればいくつも抱えている “プロジェクト” の中からひとつを取りだして、そのプロジェクトの参照情報を見て、プランニングをして、その結果を “次にとるべき行動” として実際の行動に落としこんでいく、ということになります。

…ややこしいですよね。

年末のおおそうじプロジェクトについて考えてみる

Gtd notebooks例えば「年末おおそうじ!」というプロジェクトがあったとします。

私はこれを Evernote にて「年末おおそうじ」というノートをつくって、“個人のプロジェクト” というフォルダ(ノートブック)にいれます。

次にどこをどうやって掃除するのか?ということを、各部屋を回ってバーッとメモして、そのメモを「年末おおそうじ!について」というタイトルをつけてノートをつくり、“プロジェクトの参照情報” というフォルダ(ノートブック)にいれます。

この2つのノートには、便宜上 “2012おおそうじ” というタグをつけておいて、いつでもタグで検索できるようにしておきます。以降、「年末おおそうじ!」プロジェクトに関連するノートは、すべて “2012おおそうじ” というタグをつけるようにします。

とりあえずここまでで準備は完了です。

次に、この2つのノートを先ほどの “2012おおそうじ” というタグで検索してみると一覧が表示されるはずです。

これらのノートをみながら、ナチュラルプランニングモデルという手法を用いて、“次にとるべき行動” を洗い出していくわけです。そしてそれらは、“次にとるべき行動” フォルダに格納されていき、しかるべき時に実行されることになります。

プロジェクトとプロジェクトの参照情報には何を書けば良いのか?

ここまでは良いんですが、ちょっとややこしいのが、

「プロジェクトには何を書いて、プロジェクトの参照情報には何を書けばいいの?」

ということです。

この2つのノートにはどのような違いがあるのか?ひとつにまとめちゃいけないの?

実践しながら私はいつもこのあたりの微妙な調整に悩んできました。今も少し悩んでいるのですが、とりあえず下記のように区別しています。

  • “プロジェクト” はあくまでも「こういうプロジェクトがあるよ」という “リスト” にすぎない。
  • “プロジェクトの参照情報” には、プロジェクトに関する資料や情報を「すべて」「わかりやすく」まとめておく

このことに関しては、「ひとつ上の GTD」の p.247 あたりを見るとちょっと分かりやすいかもしれません。

日々のレビューと週次レビューが大事

プロジェクトによっては、参照情報がたくさん増えてしまう場合があります。できればひとつのノートにまとめられれば良いのですが、ひとつのノートのまとめたことによって重要な情報が埋もれてしまうという可能性もあります。

私はこれらを整理するときには、“多少、メンドウでもとにかく分かりやすく” ということを心がけています。メモ魔になって、細かいことをぜんぶ、メモしておくのです。

しかし実際には、すべてをメモしておくというのはあまり現実的ではないし、難しいこともあるかと思います。

さらにここで書いた方法だと、タグで検索してそのプロジェクトに関するノートの一覧を表示する、というやりかたを採用しているので、万一、タグをつけ忘れたら…と考えると、怖いですね。

しかしミスやうっかりはおそらく、なくすことができないでしょう。

ですから、これらのことを総合して考えますと、GTD のワークフローでいうところのステップ4 “(日々の)レビュー” と、それとは別に設けられている “週次レビュー”、この2回のレビュー(見直し)がすごく意味をもってくる、というわけなんです。

ここでミスやうっかりを防ごう、ということですね。

まとめ

今日の記事は少しマニアックだったかもしれません。

GTD をやっていて、プロジェクトとプロジェクトの参照情報の扱いについて悩んでいる人の参考になれば、と思って書きました。

実際には多種多様な仕事があり、今回、紹介したような方法とはまったく違った方法をしなくてはならない場合もあると思います。

ただいずれにしましても、GTD 本にも書いてあるように、プロジェクトというのは1行に1件、または1ページに1件という形でリストアップしておいて、そのプロジェクトの参照情報は別にまとめる、というやりかたが良いのではないかと思います。

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