Evernote 5 の Mac 版が公開されたことなどもあり少し時間があいてしまいましたけれども、Evernote GTD についての記事を書いていきたいと思います。

今回は “プロジェクト” について。

まず GTD におけるプロジェクトとは何なのか?ということになるのですが…

基本的には “複数のアクションが必要なもの” をプロジェクトと呼びます。ここでいう複数のアクションとは、“望む結果を得るために次にとるべき行動を複数、行なっていかなくてはいけないもの” と考えればよいと思います。

詳しくはこちらの記事にてすでに紹介しましたが、例えば、「部屋の大掃除をする」というのはひとつのプロジェクトとして考えられるでしょう。

なぜならば、部屋の大掃除とひとことで言っても、実際には机、本棚、ベッド、タンス…などそれぞれを整理していかなくてはいけないので、“複数のアクションが必要” となるからです。

では複数のアクションではない、単独の “次のとるべき行動” とはどんなものか?といえば、たとえば…

  • 本棚の本を著者別に並べかえる

…こんな風に、細分化されている具体的な行動を、単独の “次のとるべき行動” といいます。

プロジェクトを仕事と個人で分けてみる

さて “プロジェクト” についてはそれこそいろいろな種類のものがあります。業種や職種によっても違いますし、年齢、性別などによっても違うでしょう。

ですからここからは私個人が GTD の本を読んで実際に実践してみて、さらにそれを Evernote で活用してみた結果としてのひとつの方法、ということでご紹介したいと思います。つまりこれが正解ですというのではなく、ヒントや参考になれば、ということです。

仕事プロジェクトと個人プロジェクトの違い

まず私がやっていることは、プロジェクトを仕事と個人で分ける、ということです。では、仕事と個人の違いとは何か?ということになるのですが…

  • お金またはポイントなどが発生するかどうか、またはそのつもりでやっているかどうか

…で区別しています。

最近では、仕事なのか趣味なのかよく分からない曖昧なプロジェクトも増えてきましたので、あえて上記のような基準を設けて区別しています。こうしておくと気分のうえですっきりと整理できて良いです。

例えばこのブログは趣味的な要素がとても強いですが、本を紹介したときはアマゾンのアフィリエイトプログラムを利用しているので、ほとんど収益にはなっていないにせよ、区別としては “仕事” としています。

また私が趣味でやっているギター。これに関しては今のところ、いかなるプロジェクトも “個人” ということになりますが、例えば何を考えたか「有料でライブをやりたい!」などというプロジェクトを私が立ちあげちゃったとするならば、それは “仕事プロジェクト” として扱うことになります。

具体的に Evernote では、下図のようなノートブックをつくって管理しています。(このあたりは以前の記事でご紹介したものとはちょっと違っているかもしれませんが今はこうやっている、ということでご了承ください)

EvernoteGTD 仕事プロジェクトと個人プロジェクト

プロジェクトにはできるだけ「顧客名+プロジェクト名」を最初にいれる

続きまして、ギターやブログといった趣味性の高いものではなく、もっと一般的な仕事について Evernote で GTD 実践する際のヒントをご紹介します。

  • 田中さんに頼まれた店舗改装に関するパンフレットのデザイン案を制作する

こんな風な仕事プロジェクトがあったとします。

上の見出しにも書きましたが、このようなプロジェクトを Evernote に記入するときは、件名に「顧客名+プロジェクト名」を入れるようにしています。

  • 田中さん 店舗改装パンフレット制作

こんな感じですね。まあ当たり前といえば当たり前ですけれども。

ただこういった仕事プロジェクトというのは進めていくにあたり、そこからさらにさまざまなプロジェクトが発生する場合があります。

  • 田中さん 店舗改装パンフレット制作 文章案の確認
  • 田中さん 店舗改装パンフレット制作 印刷会社との連絡
  • 田中さん 店舗改装パンフレット制作 デザイン案制作

また同じ田中さんから違うプロジェクトが発生する場合もありますよね。

  • 田中さん 店舗改装ウェブサイト制作 打ち合わせ内容の確認

とか…。

おそらく、シンプルなプロジェクトだけを扱っていられるような状況にある方は、そもそも GTD とかやろうなんて思わないはずなので、多かれ少なかれこのような経験はあるのではないかと思いますが、いかがでしょうか?

実際に私の仕事プロジェクトは、下図のように書いています。

EvernoteGTD 仕事プロジェクトのリスト

Evernote for iPhone でもプロジェクトを見やすくしたい!

ここで行頭にある3文字のアルファベットは顧客名(会社名や店舗名)を省略したものです。このように省略して記入しておくと、iPhone などの小さな画面で閲覧したときにみやすくなります。

EvernoteGTD iPhone での閲覧

Evernote には「タグ」という便利な機能もあるのですが、現在のところ iPhone で閲覧したときに行頭に顧客名をあらわす3文字のアルファベットが入っていないと、私は「あれ、これは誰のプロジェクトだっけ」ということがすぐには分からなくなってしまうのでこのようなマイルールをつくっています。

プロジェクトはプランニングしなければ意味がない

私が GTD に、OmniFocus ではなく Evernote を活用しているのは、Evernote のほうがメモ機能が充実していると感じているからです。

メモ機能が充実しているということは、いろいろなことを書いたり描いたり、また添付したりすることができるということで、それは “プロジェクトのプランニングに効果的” であると実感しています。

Evernote を活用することにより、GTD を “タスク管理やプロジェクト管理の延長のようなもの” としてではなく、より創造的なプロジェクトにも応用できる大切なものとしてとらえることができるようになりました。

これは個人的にはとてもとても大きな収穫で、そして GTD のより大きな魅力を知ってしまったのかもしれない、と、感じています。

まとめ

…というわけでプロジェクトに関しては長くなりそうなのでいったんここで終わりにします。

今回はプロジェクトの件名に何を記入するか?というヒントをお伝えしましたが、次回はプロジェクトのノート部分(メモ部分)に何を書くか?

ということについて考えていきたいと思います!

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Evernote GTD の今までの記事をご紹介しておきます。

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