Evernote を使用した GTD の実践について、第7回です。が……最初に、すでにご存知の方もいらっしゃると思うのですが、最近の Evernote の話題について少し触れておきます。

iOS 向け Evernote アプリが先日アップデートされ、バージョン5になりました。見た目や使い心地も結構、違っています。

次に、Mac 版もバージョン5のベータ版が紹介されました。動画があったのでこの記事のいちばん上に掲載しておきました。

…というわけで、こういったデジタルなツールというものは、開発状況によって見た目や使い勝手が微妙に変わってくることがよくあります。基本的には “より良くなるように” ということを考えての変化だと思いますが。

短い間ですが、紙のメモベースで GTD を実践してみたときに感じたことは、「余計な機能は、あっても良いけど、実はあまりいらない」ということです。

何がいいたいかと言いますと、今後も Evernote の開発状況により、新しい機能や便利そうな機能が追加されていくこともあると思うのですが、上記のような私の経験に基づき、できるだけそういったものに頼らずに、つまり、ごくごく基本的な機能だけでもじゅうぶん実践できるように心がけていきたいと思っています。

次にとるべき行動について

さて今回は “次にとるべき行動にについて” の扱いかたです。

次にとるべき行動については、こちらの記事に詳しく書いてあるので一度、見てみていただきたいのですが、簡単にいえば…

  • 時間ができたときに、特定の日時に必ずやるべきことの次にとるべき行動のリストで、具体的な行動が書いてあるもの

…ということになります。

具体的には、「寝室のベッドの下の引き出しの中のいらないものを整理整頓して捨てる」とか「新しい冷蔵庫を購入するために電器屋をチェックする」といったものです。

繰り返しになりますが、これらは必ずしも特定の日時にやる必要はなくて、そのうえで行動が具体的であるということ、これが “次にとるべき行動” のリスト、ということになります。

ちなみに、特定の日時にやるべきことはカレンダーに入れて、行動が具体的でない場合(複数の行動がくっついていて細分化されていない場合)はプロジェクトとして扱います。

具体的にやることは?

Evernote GTD 次にやるべき行動(時間ができたらやるべきこと)について

具体的には、この図のように、inbox ノートブックの中にあるノートをながめて、その中で、 “必ずしも特定の日時にやる必要はなくて、そのうえで行動が具体的であるもの(ノート)” を、“Next Action” の所定のフォルダ(ノートブック)に移動させるだけです。

実行し終わったら、「実行済み」ノートブックに移動させましょう。

どんなノートブックが必要?

GTD では、特定の日時に必ずやらなければいけないこと以外のことは、スケジュールで管理するのではなく “そのときどきの状況” で管理しましょう、と説いています。

なぜなら私たちは忙しいので、ひとつひとつスケジュールを立てていくのは大変だし、実際問題としてちょっと状況が変わってしまえばせっかく立てたスケジュールをまた立てなおさなくてはいけない、というメンドウなことがよくあるからです。

これは効率的ではないし生産性も高まらないので、例えば “自宅(にいるとき)” といったようなそれぞれの状況ごとに “次にとるべき行動” を振り分けておいて、そのときどきの状況にあわせて実行していきましょう、ということですね。

私が現在、活用している状況別のフォルダ(ノートブック)はぜんぶで10個で、内訳は図を見て欲しいのですが、これらはご自身で使いやすいようにカスタマイズされてもよいかもしれません。

タスクを入力するときのヒント

“次にとるべき行動” は具体的な行動でなくてはいけません。自分がどんな行動をするべきなのか?がパッと見てすぐ分からないと、それだけで億劫になってしまうこともあります。

また iPhone などの画面が小さなデバイスでは、文末が「…」で省略されてしまってすごく見にくい場合があります。(下図の青い丸で囲んであるところ)

そこで私は書きかたをちょっと工夫しています。

  • 処分する もう着ない洋服を ブックオフへ

こんな風に、文頭(具体的には Evernote のノートのタイトル文の文頭です)に “どんな行動をするべきか” ということを書いてしまいます。

なんといいますか、英文法みたいな感じで書く、といえば良いのでしょうか。

次にとるべき行動の書きかた

上図の赤線部分のように書いておきますと、iPhone の小さな画面でも最初にどういう行動をすべきか?ということが書いてありますので便利です。

まとめ

とにかく “次にとるべき行動” というのは、具体的な行動のはずなのでシンプルです。

ただし、具体的にしたつもりでも実際のところはやるべき行動が完全には具体的になっておらず、「なんかメンドクサイ」と感じてなかなか実行できない、という場合って意外と多くないでしょうか?

どんなに “頭の中の気になること” を書きだしたとしても、結局のところ、この “次にとるべき行動” で行動をしていかないと意味がありません。

そのためにも、今、ご紹介している、週次レビューを含めた GTD のワークフロー、そして「ナチュラルプランニングモデル」という、プロジェクトをプランニングする手法、さらには「6つのレベル」から仕事や人生を見通す方法などについても理解を深めつつ、また記事にしていきたいと思います。

とりあえずは “状況ごとに次にとるべき行動をできるだけ具体的にリストアップしておく” というところまででも、やってみられてはいかがでしょうか?

今回はここまでです!

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Evernote GTD の今までの記事をご紹介しておきます。

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