Evernote GTD #6「カレンダーについて」

Evernote を使用した GTD の実践について。

今回は “(GTD でいうところの)カレンダー” の活用です。

Evernote でカレンダーを活用するためには、2つくらいのポイントがあると感じていますが、その前にそもそもGTD でいうところのカレンダーとは何か? ということについてちょっとだけ復習を…

GTD でいうところのカレンダーとは、基本として “その日に必ずやるべき行動” のみを書きこむようにします。例えば、“できればやりたいと思っていること” などはいれません。

こうすることにより、カレンダーをながめれば “必ずやらなければいけないこと” がすぐに分かるような状況をつくっておきましょう。

また、その日に必ずやるべき行動の中でも「確認すること(確認だけすれば良いこと)については分けて考えるとやりやすいです。

ですので、カレンダーを下記のように2つに分けてみましょう。

  • その日のうちにやるべきこと
  • その日のうちに確認すること

これを Evernote を活用して実行する場合は下図のようになります。

カレンダーノートブック

Calendar というスタックを作成し、その中に Action(その日のうちにやるべきこと)と Check(その日のうちに確認すること)というノートブックを作成しています。

名前は分かりやすいものを自由につけて構わないと思います。

Evernote にカレンダーの内容を入力する

その日のうちに必ずやるべきことが見つかったら、さっそく Evernote に入力してみましょう。

ここでひとつめのポイントになりますが “タイトルの文頭に数値で日付を入れる” ということです。

カレンダー入力方法

121106 というのは、2012年11月6日ということで、日付を入力したあとに内容を入力するようにします。

入力する内容によって Action(その日のうちにやるべきこと)か Check(その日のうちに確認すること)かを区別していきましょう。

いくつか入力してみたら、Evernote の「タイトル」欄をクリックしてタイトル順に並べ替えます。

タイトルで並べ替え

こうすることにより、日付順に並べ替えたものを閲覧できますので分かりやすいです。

上図では、Evernote のサイドバーの “Calendar” スタックを選択しているので、 “Action” と “Check” の両方の予定をまとめて閲覧しています。

Action(その日のうちにやるべきこと)だけを閲覧したいときは、Evernote のサイドバーから “Action” ノートブックだけを選択すれば良いです。

このようにして、その日のうちに必ずやるべき行動を(思いつく限りすべて)Evernote に入れていきましょう。何度も繰り返しているようにここには “必ずやるべきこと” しか入っていないはずですので、毎朝、または時間のあるときにここをチェックして、まずはここにあるタスクから確実にこなしていけるようにしましょう。

件名以外に入力すべきことは?

次にふたつめのポイントになりますが、ノートの本文部分には “目的(なぜこれをやるのか)” と “望むべき結果” を入力してみる、ということです。

目的と望むべき結果

これは ストレスフリーの整理術 の “ナチュラル・プランニングモデル” の最初のステップを参考にしているのですが、とにかく、やるべき行動に対する目的と結果が明確になっていると行動しやすいです。

すべてに対してこれを入力するのは大変というかメンドクサイかもしれないので、できるだけ、というか重要なところだけ、という感じでも良いかもしれません。

参考:繰り返しのタスクはどうするか?

例えば、“その日のうちに必ずやるべきこと” を繰り返したい、という場合はどうしたら良いでしょうか?

  • 英語の勉強
  • 食べたものを記録する
  • ブログを書く

など、そのときどきの状況によって毎日、毎週、毎月、といろいろあると思います。

こういった “繰り返しタスク” に関しては、原始的ですが “毎日、日付を入力し直す” という作業をしています。

例えば私の場合、下図のように

カレンダー入力方法

ブログを書く、というタスクが今日、11月6日にありますが、これはこのブログを書き終えたら、タイトル欄を “121107” 、要するに明日の日付に書き換えるわけです。

また文末に(毎日)と書いておくと、(毎週)とか(毎月)と間違えにくいです。ここを間違えると困ったことになるので注意が必要です。

リピート機能のある to do アプリを別に使うという方法もあると思います。

しかし私の考えでは、便利だと思っていろいろなアプリを使うよりも、多少不便でもひとつの(できるだけ少ない)アプリを工夫して使うほうが最終的には効率的である、ということです。

ぜひ、参考にされてみてください。

まとめ

長くなったのでまとめます。

カレンダーには Action(その日のうちにやるべきこと)と Check(その日のうちに確認すること)があります。

入力する際は、ノートの件名(タイトル)欄の文頭に日付をいれます。こうすることにより、日付順に並べ替えることが可能になります。

ノートの本文には、その行動に対する目的と望むべき結果を入力しておくと、行動を起こしやすくなるでしょう。

GTD のこのカレンダーというのは結構、強力で、家族で予定を共有するために通常のカレンダーアプリも活用していますが、個人の予定としては GTD のカレンダーさえしっかりしていればそれだけで充分だと感じています。

以上です。

質問などあればお気軽にご連絡ください!

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2 コメント

  1. GTDに関する非常に有益な情報を纏めてくださってありがとうございます。
    私もGTDを最近になって使うようになり、参考にさせて戴いております。

    カレンダーに限っては、Evernoteで管理するよりも、Googleカレンダーに任せてしまったほうが
    使いやすいかなと思い、カレンダーのみEvernoteから外してます。
    Evernoteでカレンダーを管理した方がいいメリットがあればご教示戴けますでしょうか。

    • Y.Udagawa

      塚田さん

      コメントありがとうございます。参考にしていただいているようでうれしく思います。

      そうですね、Evernote でカレンダーを管理する点のメリットといえば、情報が Evernote に一元化されるので、その部分においては閲覧しやすかったり、管理しやすかったりするということになるのかな、と感じています。特に、今日・明日くらいの近い将来の予定は確認しやすいように感じます。

      でも Google カレンダーを使うというのも便利かもしれませんね。私もいろいろ研究してみます!

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