はじめてのGTD ストレスフリーの整理術 を読んでみますと、“inbox の数は必要最小限にしましょう” という記述があります。

これは確かにそのとおりですが、実際にはどのような inbox が必要になってくるでしょうか?

Evernote を GTD ツールとして活用する場合、Evernote の強力なメモ機能のおかげでさまざまな情報を集めておくことができ、inbox の数はかなり減らせるのではないかと思います。

しかしそれ以外にも…

  • 紙の書類を置いておく場所(紙媒体の書類受け)
  • 電子メールの受信トレイ

…この2つはどうしても “inbox” として必要になってくるのではないかと思います。

紙の書類というのは例えば税金の払込書とか、生命保険料の控除証明書とか、家族で共有するちょっとしたメモ(こういうのは紙媒体の方がお互いやりやすい)などで、これらを無理に Evernote に入れるのは効率的ではないので、やっぱり inbox としての書類受けが必要になってくるはずです。

やっかいなのは、電子メールの受信トレイ

次に、電子メールの受信トレイについて。

これは仕事の種類によっても違いがあると思いますが、特に私の場合は “電子メールで仕事がくる” ことが多いです。

言ってみれば、電子メールの受信トレイというのは “やるべきこと” が自然と(勝手に)集まってくる場所であり、電子メールの一通、一通が “やるべきことリスト” でもある、といえる状態。

そこで、電子メールの受信トレイを inbox として活用するとして、そのうえで GTD のルールにのっとってこれらのメールを処理するとなると、下のように…

  1. メールの内容を確認して “これは何か” を把握する
  2. そのうえで、行動を起こすべきかどうかを判断する
  3. 行動を起こすべきと判断し、さらにそのうえで “2分以内に” 終わらせられると判断したものは、その場で実行する
  4. 2分以上かかりそうだと判断したものは整理ステップにまわす

…おおまかにこんな感じで処理をしていくことになります。

注意事項として、受信トレイにはメールをためておかないようにします。処理が終わったメールはアーカイブするなり、別フォルダに移動させるなりしましょう。GTD のルールにも “inbox は定期的に空にする” というものがありますから、受信トレイを inbox として活用するのであれば、基本的には空にするものである、と考えておくと良いのではないでしょうか?(下図は参考画像です)

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2分ルールについて

2分ルールについてはいままであまり言及してきませんでしたが、これは、“inbox の中の行動を起こすべきと判断したものの中で、2分以内に実行できると判断したものは、あとまわしにせずにその場で実行しましょう” というルールです。

なぜ2分なのか?ということについてですが、2分以内で終わることをあとまわしにしたり、2分以上かかるものをその場で実行したりするのは非効率的である、という考えによるらしいです。

2分ルール以外のマイルール

しかしながら私の個人的な感想として、メールの受信トレイを inbox とした場合は、2分ルールを厳密に適用するのはちょっと非効率ではないかと感じています。

なぜかというと、メールの受信トレイに入っている内容を確認して、2分以上かかりそうだな、と判断したら、その内容を今度は Evernote に転送するなり転記して、しかるべきフォルダ(ノートブック)にしまう…

…というステップを踏むよりも、2分以上かかるかもしれないけれどもその場で返信してしまって、返信し終わったらそのメールはアーカイブしてしまうほうが圧倒的に作業量が少なくて済むからです。

というわけでこれはマイルールになってしまうのですが、受信トレイを inbox として活用する場合は、“2分という時間ではなく、メールの内容によってその場で実行するかどうかを決める” という方法を採用しています。

メールの内容によって実行するかどうかを決める、ということですが、単純にいえば “メールの内容が複雑かどうか?” で決める、ということです。

何をもって複雑かどうかを判断するかについては、個々人の状況やスキルなどによりケースバイケースとなりますが、例えば…

  • 一通のメールに複数の作業内容が指示されている(これは複雑なので Evernote 行き)
  • メールの内容は長いけれども、単に返信するだけで済みそう(これは2分以上かかりそうだけど “返信する” という単純な作業なのでその場で実行)

…こんな感じです。

GTD のルールを少し変形したものになりますが、参考としてみてください。

Gmail の利用とそれ以外の連絡ツールについて

個人的には、Gmail が便利なのではないかと思っています。動作も安定していますし、さまざまなデバイスから利用できる。それに Google のシステムだけあって検索しやすいですよね。

ただしその他にも、例えば Twitter や Facebook をお仕事で使っている人は、それらも inbox となりうる可能性がありますので注意すべきと思います。他にも、Skype やチャットツールなども inbox になる可能性があるでしょう。

私は仕事はメールのみでやりとりするというスタイルなので、便利というか快適ですが、これから独立しようとか起業しようという場合は、このあたりもあらかじめ考えておかれるとよいかもしれません。

便利そうだからといってあれこれ手を出すと、結局それに足元をすくわれてしまったり、実は作業効率が落ちていたりするというのはよくあることだと思っています。

まとめ

長くなったのでまとめます。

Evernote GTD では、Evernote の強力なメモ機能のおかげで、さまざまな情報を一元化して保存・閲覧できるようになりました。

しかしながらそれでも、ある種の紙媒体や電子メールでやってくるメールなどは、それぞれを “inbox” としてとらえて処理していく必要があります。

つまりおそらく最低限でも…

  • Evernote
  • 紙媒体を集めておく書類受け
  • メール(Gmail)の受信トレイ

…の3つの inbox が必要ということです。

GTD の本にもありますように、inbox はできるだけ少ないほうが良いので、そのように心がけてみましょう。

また受信トレイを inbox として活用する場合のみ、従来の GTD における2分ルールではなく、メールの内容によってその場で実行するか否かを判断する方法についてご紹介をしました。

参考になれば幸いです。

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