Evernote を活用した GTD 手法の第3回です。

前回の記事ではおおまかな全体の流れと、どんなノートブックを準備すれば良いか?ということについて解説をしました。

今回はタグの活用法について解説したいと思います。

前回の記事でもお話しましたように、Evernote を使って GTD を実践していく場合は、ノートブックをメインとして活用していくことをおすすめしています。

それに対して、タグ機能はサブ的な(補助的な)使いかたになります。

イメージとしては、ノートブックを大分類とするならばタグは中分類〜小分類。

活用時のポイントとしては “きちんと整理された、必要最低限のタグをつける” ということです。

なぜかといいますと、下手な鉄砲も数打ちゃ当たる的にあれこれとタグを付けてしまいますと、結果的に分かりにくくなってしまうことが多いからで、GTD においてはこのような状況はできるだけ避けたいところですよね。

タグのつけかた実例

では、どんなタグをつければ良いのか?ということになりますが、私は…

  • プロジェクト名(Project)
  • どこ?(Where)
  • 誰?(Who)

…という3種類のタグを付けることにしています。これ以外のタグは付けません。下図はイメージ図です。

Evernoteの3種類のタグ

順番に解説します。

プロジェクト名

GTD において、プロジェクトを検討して実行する流れとしては下記のようになります。

  1. 「仕事/個人プロジェクト」というノートブックをながめて、プランニングを行う。その際に必要であれば「資料:プロジェクト」ノートブックを参照する
  2. プランニングの結果、発生した「次にとるべき行動」を所定のノートブックにしまう。
  3. 状況に応じて実行する

このように、パッと見た感じでは分かりにくいのですが(ここが GTD のちょっと分かりにくいところかもしれません)、この「仕事/個人プロジェクト」というノートブックは、

  • プロジェクトの参照情報フォルダ(図では「Reference」スタック)
  • 次にとるべき行動フォルダ(図では「Next Action」スタック)
  • もしも特定の日時にやらなければならないことがある場合は、カレンダーフォルダ

などと連携しているということになります。(分かりにくい場合はここをクリックすると図が表示されます)

…というわけでこんなときにプロジェクト名でタグを付けておくといろいろと便利ではないかと考えていまして、具体的には下記のような感じです。

私は、個人のプロジェクトとして “サイクリングをする” というプロジェクトをつくりました。

プロジェクト名は “-Cycle” で、関係すると思われるすべてのノートに、 “-Cycle” というタグを付けておくと、下図のような一覧ができあがります。

サイクリングプロジェクト

これは言うまでもなく、“-Cycle” というタグですべてのノートを検索した結果です。

個人のプロジェクトとして「サイクリングをする」というものがあり、いつかやる/たぶんやる(Someday)には自分が「欲しいな」と思った自転車がリストしてあります。

また次にとるべき行動フォルダの「外出時」ノートブックには次にとるべき行動が2つほどありますよね。これは当然、状況に応じて実行されることになります。

こんな風にプロジェクト名でタグを付けておくと、自分がどんなことを考えていて、何をしたいと思っているのか、次にとるべき行動は何か?というのがよく分かりますのでオススメです。

どこ?(Where)

これは特に「外出時」ノートブックの内容を実行する際に効果的かもしれません。上図のタグ欄をみていただきますと “サイクルベースあさひ” というタグがありますけれども、これは自転車屋さんの名前ですね。

このように、より細かな(小分類)場所をタグとして付けておくことにより、外出時などのタスクを効果的にこなすことができるのではないでしょうか?

誰?(Who)

これも同様です。私の場合はクライアントの名前のタグを主に付けています。

その他、必要に応じて

私の場合は主に上記の3種類を左図のように階層化して活用しています。タグの種類については、それぞれのライフスタイルなどにあわせて、例えば “いつ?(When)” という種類のタグを追加するなど、工夫されてみてください。

タグをつけるときのルール

個人的に、タグの種類ごとに記号をつけています。例えば、

  • -Cycle(プロジェクトは、頭に – をつける)
  • .tanaka(人名は頭に . をつける)
  • @立川駅(場所は頭に @ をつける)

などです。

こうすることにより、実際にタグをつけるときに種類ごとの記号を入力すれば、下図のようにサジェストしてくれます。

タグ入力の際の便利な方法

また、タグ名にアルファベットを利用すると、アルファベットの頭文字を入力することにより候補を表示してくれますので便利です。

まとめ

今回も少し長くなってしまいましたが、まとめますと、“タグは種類ごとにわけ、必要なものだけ付ける” ということになります。

そのために、あらかじめ「プロジェクト名」、「誰?」、「どこ?」などの種類に分けておきます。逆にいえば、これらの種類にあてはまらないタグは付けません。

またタグの最初に – (ハイフン)や . (ドット)などの記号を種類ごとにつけて区別しておくと、実際にタグを付ける際に便利です。

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Evernote GTD の今までの記事をご紹介しておきます。

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