Evernote を活用した GTD 手法の第2回です。

前回の記事ではおおまかなイメージについて見てもらいましたので、今回は全体の流れ、ワークフローについてみていきつつ、どんなノートブックをつくればいいのか?

ということについて解説していきます。

Evernote GTD ノートブックの種類

それでさっそくなのですが、大まかには右図のようにノートブックを分けていきます。

.inbox(イン・ボックス)
inbox は、頭の中の気になることをとりあえず入れておく、一時保存場所であり、スタート地点みたいな場所です。その後、ここに保存されているひとつひとつのノートに対して「これは何か?」ということを考えて、下記の所定のノートブックに整理していきます。

ちなみに文頭に .(ドット)をつけることにより、ノートブックの一番うえに表示されるようにしてあります。

Calendar(カレンダー)
その日のうちに絶対にやるべきこと、その日のうちに確認したいことをここにいれます。

図を見て分かるように、カレンダーにはスタックが2つあり、

  • Action – その日のうちに絶対にやるべきこと
  • Check – 特定の日時に確認したいこと

となっています。

Next Action(次にとるべき行動)
次にとるべき行動のリスト(ノート)がここに入ります。イン・ボックスから直接ここに移動させる場合もありますし、次に説明する「プロジェクト」に対してレビューを行った結果として、あらたな「次にとるべき行動」が発生し、直接ノートを作成する場合もあります。

なおここでもスタックを使用していますが、各自の状況に応じて、よく使うノートブックを作ってみてください。私の場合は、GTD の本に書いてあることを基本としています(この基本はとても役にたちます)が、例えば2つのオフィスを行ったり来たりするような仕事をしている方は「東京オフィス」、「大阪オフィス」といったようなノートブックを作成しても良いかもしれません。

状況ごとにノートブックを作成し、そこにノート(タスク)を入れておくというのは、とても効率的だと感じています。

Project(プロジェクト)
ここでは、a 〜 f に分けて、以前、解説した “6つのレベル” も含めたノートブックをスタックしてあります。また個人的に「e. プロジェクト」に関しては、「仕事プロジェクト」と「個人プロジェクト」に分けてあります。分けなくてもよいかも。

Reference(参考資料、参照情報)
ここには資料(行動に移す必要のないもの)やプロジェクトの参照情報を保存しておきます。私はジャンルごとにいくつかのノートブックを作っています。資料とはいえ、整理されていてすぐに閲覧できるようになっていないと意味がないので、その点を心がけるようにしています。

Someday(いつかやる/たぶんやる)
いつかやるだろう、たぶんやるはず、というようなことをここに入れておきます。将来、欲しいものや行ってみたいところなど。レビューの際にここを見なおして、具体的なプロジェクトとして立ち上がってきたら「プロジェクト」のノートブックに移動させます。場合によっては、「いつかやりたいこと」、「いつか欲しいもの」というようなノートブックを作って分けて整理しても良いかもしれません。

Trash(完了済み)
完了したタスクをこのノートブックにいれます。Evernote にはもともと「ゴミ箱」というものが用意されていますが、それとは別に用意しておきます。こうしておくことにより、完了済みのノートも検索対象となるためです。

ポイント:タグではなくノートブックメインで運用する

何度か繰り返しているように、イン・ボックスにある “気になること” をながめて、所定のノートブックにノートを移動させていきます。

そして最終的には「完了済み(Trash)」のノートブックがゴールとなるわけです。

Evernote にはタグ機能があり、各ノートにはさまざまなタグがつけられるようになっていますが、できる限り、ノートブックで運用することをおすすめします。

なぜかといいますと、タグというのは、ひとつのノートブックに対して複数つけることができてしまうから、です。

例えば、

  • 10月25日 13:00 新宿東口にて田中さんと待ち合わせ

というノート(タスク)があったとします。ここで例えばタグ機能をメインとして運用していきますと…

とりあえず「カレンダー」というタグをつけて、「その日のうちにやるべき行動」というタグもつけておこう。あ、あと念のために「その日のうちに確認したいこと」のタグもつけておくか。「新宿駅東口」と「田中さん」のタグも必須だよな。

…というように、結局、整理しているようでしていない、という状況を作りかねないからです。

整理するということは、そのときの判断で、いちばん正しいであろうという処理をひとつ決めること、だと私は考えています。

  • 来年の夏は家族で北海道に旅行したい

という “頭の中の気になること” が思い浮かんだとします。

これを「プロジェクト」として具体的に行動を起こしていくのか、「いつかやる/たぶんやる」にとりあえず入れておくのか、それとも「特定の日時に確認したいこと」に入れておいて、そのときの状況に応じてもう一度、判断をするのか?

タグ機能をメインとして運用している場合は、このような微妙な判断が必要な際に、妥協案として、ついついいくつかのタグをつけておいて安心してしまい、あとはほったらかしにしてしまうことがありました。

しかし、ノートブックをメインとして運用している場合は、半ば強制的にいずれかの判断をくださないといけません。なぜならノートというのはどこかひとつのノートブックに入れないといけないからです。

判断が間違っていた場合は、日々のレビューや週次レビューで修正することができますし、私の経験上、“その日のうちに必ずやること” さえ、きちんとカレンダーにて管理されていれば、何か重大なことを忘れて失敗した、ということは今のところありません。

そして、半ば強制的にせよ、ひとつひとつのことに判断をくだすことにより、少なくともその時点では最善と思われる整理をしたわけですから、安心感とスッキリした気分を得ることができています。

まとめ

とはいえタグ機能も補助的に使っているのですが、とりあえず今日はここまでにします。

そういえば新しい iMac が発表になりましたね。

ディスプレイのエッジはたったの 5mm だそうですよ!

薄い!!

楽しみです。

欲しい!

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