先日の記事で、なんとか GTD のステップ5まで解説できましたので、より簡単に理解するためのまとめと補足を書きたいと思います。

実はいままで紹介してきた GTD の5つのステップというのは、いわば “最初の半分” に過ぎなくて、この5つのステップに “将来の見通し” という考えかたプラスすると、とても良い感じになります。

とても良い感じというのは、(個人差はあると思いますが)ストレスがグッと減ったり、頭がクリアになって現在のできごとに客観的に対処できるようになったり、ということです。

まずはいままでのおさらいをかねて簡単にまとめてみます。

GTD の2つの柱(考えかた)

実は GTD というのは、2つの基本となる考えかたがあります。それは…

  • 状況のコントロール
  • 将来の見通し

…です。

状況のコントロールというのは、いままでこのブログでお伝えしてきた “5つのステップ” のことです。

将来の見通しについては、次回の記事で解説をする予定ですが、イメージとしては「現在の状況のコントロールをしつつ、さらに将来の見通しをもてたらいいね!」みたいな感じです。

状況のコントロールについて、ざっと復習

5つのステップを継続することにより、状況のコントロールが可能になる、と GTD では考えられています。

  1. 収集 – 頭の中の気になることをすべて収集する。具体的には、紙に書きだしたり、一箇所に集めたりする。
  2. 処理(見極め)- 収集した気になることを、ひとつひとつ「これは何か?」を見極めていく。具体的にはこのステップで、行動を起こすべきかそうでないか?行動を起こすべきならいつやる?などを見極めていく。
  3. 整理 – 行動を起こすべき、というものだけが残っているはずなので、それをまたひとつひとつ「これは特定の日時にやるべき」とか「これはいつかやろう」というようにより分けていく。
  4. レビュー – 状況は日々、刻々と変わる。いつの間にか散らかっているデスクの上と同じように、GTD システムも知らないうちに情報が古くなっていたり、整理しなおさなくてはいけない項目がでてくる。そこで必要に応じていままでのステップを繰り返し(この作業をレビューといいます)、常に最新の状態に保っておく。
  5. 実行 – 特定の日時に必ずやるべきことをこなし、次にとるべき行動の中からひとつを直感的に選んで行動をしていく。

該当する記事については下記を参照してください。

補足:週次レビューについて

補足事項として、GTD では “週次レビュー” というものを強く推奨しています。上記の状況のコントロールのための5ステップは、はじめて行うときがいちばん大変だと思います。特に最初の収集ステップなどは何時間もかかる場合が多いでしょう。

無事に整理のステップまで進めることができれば、なんとなくですが GTD の効果を実感できると思います。しかしここから重要になってくるのが、この GTD というシステムを維持することです。

上記レビューステップにも書きましたけれども、状況は日々、刻々と変わっていきますので、臨機応変にレビューを行い、GTD システムを最新の状態に維持しておかないと、目的である状況のコントロールが難しくなってしまうのです。

というわけで、気になったときに随時、実行するステップ4のレビューに加えて、週末に1〜2時間程度のまとまった時間をとって行うレビュー作業のことを “週次レビュー” と呼び、これで GTD システムのメンテナンスを行うようにします。

平たくいえば “週に一度の部屋掃除” みたいなもので、放っておくとホコリやチリがたまりますし、ゴミ箱もいっぱいになってきてしまいますから、週に一回くらいは掃除しようね、という感じですね。

忙しいとは思いますが、この週次レビューを実行することを “死守する” くらいに大切なことだ、と、とらえておいても良いかもしれません。

やはり週に一回でも全体を見直せるということは、気分的にもかなりスッキリしますし、生産性という部分でも効果があるように感じます。

補足:期限を設けない、ということ

私が個人的に分かりにくかったのは、“GTD では、その日のうちに絶対にやるべきこと以外には期限を設けない” という部分です。日付で管理するのは、これ以外に、特定の日時に確認したいこと、 くらいでしょうか。

あとは “現在の状況” で管理というか把握していくので、いちいちひとつひとつのタスクに期限をつける必要はありません。

このあたりは上記の GTD step5「実行」という記事を参照してみてください。

補足:プロジェクトと次にとるべき行動の関係

もう一点、分かりにくいのは、“プロジェクト” と “次にとるべき行動” の関係ではないでしょうか。

実際には、ステップ4「レビュー」のときに “プロジェクト” のフォルダをながめて、そのうえでプロジェクトのプランニングを行います。

プロジェクトのプランニングについては、下記の記事を参考にしてみてください。

今、抱えているすべてのプロジェクトに対して、上記のプランニングを行う必要はないと考えています。ここでも、先ほどお話した “現在の状況” に応じて、必要そうなプロジェクトに対してプランニングを行なってみましょう。

すると、プロジェクト・プランニングの5ステップ目に “次にとるべき行動を判断する” というのがありますよね?

ですから、そのまま、このときに判断した次にとるべき行動を、“次にとるべき行動” のフォルダに入れます。(慣れていない場合は、とりあえず inbox に放り込んでおいてあとで処理と整理をしても OK)

その際に、“どんな状況で実行すべきか?” ということも考慮しておくと良いでしょう。電話をかけるべきか、自宅でやることなのか、会社でやることなのか……このように状況別に整理しておくことにより、効率良く実行することができるようになります。

私の場合は、現在は Evernote を活用しているので、下図のように、あらかじめ状況別のフォルダ(ノートブック)を用意しておいて、そこに放り込むようにしています。

Evernoteを活用したGTDにおけるプランニングと次にとるべき行動の関係性

このように、“プロジェクト” と “次にとるべき行動” は、ステップ4「レビュー」の段階でプロジェクトのプランニングを行うことにより、関連性が保たれていきます。

GTD を実践する際のイメージ(状況にあわせた判断)

どのようなツールを使うかによっても微妙に変わってくる部分があるかもしれませんが、私なりの実践事例を紹介しておきますので、参考にしてみてください。

  1. 朝起きたら、とりあえず “カレンダー” を確認する。
    ここには今日、必ずやるべき行動と、今日、確認すべきことが書いてあります。
  2. 次に、“次にとるべき行動” を眺める。
    ここまでで、なんとなくですが「とりあえず今日はこんなことをやろうかなあ」というのが思い浮かんできます。
  3. 基本的にはこれだけが必須で、あとは状況に応じて、ステップ1〜5をこまめに繰り返す。

という感じです。

ここでいう “状況” というのは、優先度や使える時間、使えるエネルギー(今日は元気とか疲れているとか)を総合的に考える、というニュアンスです。

例えば「今日はもう疲れたし夕方になっちゃったから、優先度が高いこの仕事だけやって終わりにしよう」とか。

ここでは「疲れた」というエネルギー状態、「夕方」という時間の制約がありますが、このような、そのときどきの状況にあわせた判断を、柔軟かつ自信をもって実行できるというのが、GTD の醍醐味です。

ごく簡単な例をあげましたが、おそらく仕事とプライベートを含めた私たちの生活というのは、もっと複雑で曖昧で、繊細な判断が必要なこともあると思います。

私は(期待も込めて)GTD というものは、そのような状況でもストレスフリーでいられて、かつ創造的で、素晴らしい手法であり続けるはずだ、と考えています。

最後に

というわけで次回は GTD の後半の半分 “将来の見通し” についてお話する予定です。

そのあとに Evernote で GTD を実践する方法について具体的に書いていきたいと思っています。

最近は GTD 関連の記事が多いですが、もう少しお付き合いください。

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