前回の続きで、今回は GTD の4つめのステップ「レビュー」についてお話したいと思っています。

GTD におけるレビューとは “システムを見直して最新の状態に保つこと” という意味があります。

イメージとしては、自分のデスクを必要に応じて片付けるような作業に似ていて、仕事の種類や進行具合に応じて、仕事場を整理して気持よく仕事しよう!みたいなニュアンスです。

特に GTD では、あなたの生活において気になっていることをすべて扱っているので、常に整理整頓されていることが理想になります。

もちろん、実際にいつも整理整頓された状態でいるのは難しいとは思いますが、ある程度でもできると気分的にスッキリできると思います!

なぜレビューが必要か?

先ほどお話したように、整理整頓されていること、つまり GTD システムが最新の状態に保たれていることが重要です。

例えば、すでに終わっているはずのタスクがまだ残っている(完了のフォルダに入れ忘れている、または完了のチェックマークを入れ忘れてしまっている)のに、新しくとりかかるべきタスクが “インボックス” に入ったままで処理されていない、というような状態を考えてみましょう。

こういう場面に遭遇すると、「結局いま、何をやればいいのか?」ということがすぐに分からずに混乱してしまったり、もしくは面倒くさくなって放置したりしてしまうことがきっと出てくると思います。

これはシステムが最新の状態に保たれていないからこそ起こる問題で、実際にやってみると、このようなことは、気をつけているつもりでもよく起こります。

レビューのやりかた(ルール)

では、システムを見直して最新の状態に保つために、どこから手をつけていったら良いのでしょうか?

これにはおおまかに3つのステップがあります。

  1. カレンダーから行う
    なぜなら GTD におけるカレンダーには、その日のうちに “必ず” やることが入っているはずですから、やはり優先的にレビューすべきでしょう。
  2. 次に、“次にとるべき行動”のリストをチェックする
    ここには具体的な行動がリストアップされているはずなので、やっぱり重要ですよね。
  3. その他をチェックする
    繰り返しになりますが目的としてはシステムを最新の状態に保つことにあるので、その他の気になるところもすべてチェックします。

レビューの頻度、いつやれば良いのか?

レビューはどんなタイミングでやれば良いでしょうか?

しつこいようですが、システムが最新の状態であることを理想とするので、そうではないと感じたときはいつでも、ということになります。

私の場合は、普段からスキマ時間を活かして行うようにしています。常に整理されていれば、レビューにかかる時間は数分程度です。

しかしごくたまにですが、ほぼ同時に複数の別々のクライアントから複雑な仕事の依頼を受けることなどもあります。このようなときはきちんと整理整頓するために数十分程度かかることもあります。

また、はじめてのGTD ストレスフリーの整理術 では、“週次レビュー” という、週に一度おこなうレビューをすすめています。

週次レビューとは、普段のレビューに加えて週末に1〜2時間程度の時間を使って行う “おそうじ” みたいなものです。

普段からレビューをしていても、どうしても漏れやほつれがでてきます。それを週に一度のレビューですっかりキレイにしてしまおう!という感じですね。

具体的には、GTD のステップの1〜4を実行します。

  1. 収集(気になっていることをすべて集める)
  2. 処理(ひとつひとつを見極め、行動すべきかどうか?などの判断をくだしていく)
  3. 整理(気になっていることを適切な場所に整理する)
  4. レビュー(カレンダーや次にとるべき行動を見直す、その他の部分も見直し、システムを最新の状態に!)

まとめ

お疲れさまでした。

結構、ここまで整理整頓するのは大変かと思いますが、実際にやるとかなりスッキリします。実際に、仕事の効率がアップするかどうか?というのはケースバイケースになってしまうかもしれませんが、少なくともストレスの少ない状態でいられるのではないかと思います。

とにかく GTD というのは、イメージでいえば散らかった部屋の中にあるものを全部いったん別室にうつして、ひとつひとつを「これはいる?いらない?いるとしたらどこにおいておく?」みたいに考えていく作業ですので、やっぱり最初がすごく大変です。

でもそれさえすんでしまえば、あとは日々のメンテナンスと、週に一度のおそうじでかなり “良い感じ” を保てると思います。

私の実感でいえば、ストレスがすっかり減って、頭の中がクリアになったという感覚があります!

ぜひ、頑張ってみてください!

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ここまでの GTD の手順は下記を参考にしてください。

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