OmniFocus

GTD についていろいろと書いているのですが、では実際に取り組むためにはどうしたら良いのか?

もちろん、ロディアのようなメモ帳と書類受けを用意して、すべてアナログで実行することも可能とは思います。

しかし、どちらかというとデジタルなツール(アプリ)を使ってやってみよう、という人のほうが多いと思いますし、実際にさまざまなアプリがリリースされていますよね。

そこで今日は、私が実際に使ったことのある2つのアプリ―― EvernoteOmniFocus ――についての考察をしてみたいと思います。

なお、Evernote も OmniFocus も Mac で使用しています。この記事では、Mac版をメインに、デスクから離れたときに iPhone版を使う、という状況を想定しています。また、感想については、あくまでも個人としての使用感です。

はじめに――それぞれの特徴

OmniFocus は GTD のためにつくられたようなアプリです。ですから「本格的に GTD に取り組んでみたい」という人は OmniFocus を選択する人も多いのではないかと思います。

実は私もそうでした。

対して Evernote はシンプルなメモ帳アプリです。ですがあるとき、「もしかしたら意外と GTD と相性が良いのかな?」と、ふと思ったんです……。

そもそもなぜアプリが必要か?

そもそもなぜデジタルなツール(アプリ)を使うのかといえば、iPhone と組みあわせて使うことにより、“いつでもどこからでもメモできるし、今までのメモもすべて閲覧できる” という環境を簡単につくることができるからです。

気づいたときにすぐにメモできる。

これは GTD では “収集” といいますが、とにかくストレスなくサッとメモできることがとても重要です。

同時に、例えば外出時に「何かついでにできることはなかったっけ?」と考えたとき、iPhone からアプリを立ちあげて “外出時” の欄をみれば、以前、メモしたことをすぐに閲覧して実行できます。

駅で電車の待ち合わせが5分あるとき、アプリを立ちあげて “やるべきこと” をこなすことも可能です。

これらはもちろん、あらかじめ GTD の手順に基づいてメモやリストを整理整頓しているからできるのですが、このように、GTD 環境を持ち歩けるというのはとても便利だし安心だと感じています。

メモ帳としての比較

ここからは、両アプリを比較しつつ書いていきます。

メモをとるという機能についてみれば、やはり Evernote の方が便利と思います。もちろん OmniFocus でもメモは取れますが、基本は “リストをつくる” ためのアプリといえるでしょう。

また、Evernote は画像なども簡単に同期できますが、OmniFocus は、画像を “添付する” という作業が必要になります。現在のところ、この作業を行わないと iPhone版では見れないようです。ちょっと億劫ですね。

同期のスピード

Mac から入力した内容を iPhone アプリで閲覧する際に、“同期” という作業が自動的に行われます。Mac と iPhone で情報を同期するわけですが、これは Evernote のほうが早いです。

個人的な感想ですが、OmniFocus は、同期に時間がかかるという印象がいつもあります。

当然のことながら、同期も素早いほうが “収集” も効率的になります。実際問題として、同期している最中に「何をメモろうとしたんだっけ?」と忘れてしまうこともあり得るからです。(ただし OmniFocus iPhone は、同期中の入力もできるようにはなっています)

アプリとしての安定性

これは、OmniFocus に軍配があがります。Evernote はこの間の記事でも書いたように、動かなくなってしまったことがありました。

しかし OmniFocus は、かれこれ2〜3年くらい使ってきて不安定だったことはありません。

機能

これも、OmniFocus ですね。というか OmniFocus は機能が豊富すぎる印象があります。使いこなせたらかなり便利なのかもしれません。

対して Evernote はシンプルですね。その気になれば、おそらく誰でも使いこなせるのではないでしょうか?

操作感

これも、OmniFocus ですね。ただし私の場合ショートカットキーをよく使うので、そのような観点からみると、ということになりますが。マウスやトラックパッドをメインで使用するのであれば、どちらも同じくらいでしょうか。

GTD ツールとして活用する際のイメージ

Evernote の場合は、“一枚の紙を扱っているような感覚” です。下図のように、終了した “やるべきこと” をマウスなどでつかんで「完了」フォルダへドラッグ&ドロップします。

Evernote を GTD ツールとして使う場合

OmniFocus の場合は、リストにレ点をつけると、自動的に横線(取り消し線)が引かれるようになっています。

OmniFocus でチェックを入れたところ

現状での結論

甲乙つけがたいのですが、現在のところ、私は Evernote の方が GTD に適していると感じています。

なぜかというとまず “機能が少ないから” で、OmniFocus の機能の豊富さは一見、便利そうに見えますが、実はそれに縛られてしまうことが多いのではないかと感じているからです。

次に、こちらのほうが主な理由なのですが、GTD ツールとして活用する際のイメージで述べたように、Evernote の場合は “一枚の紙を扱うような感じ” で実践できるからです。

なぜこれが良いのかといいますと、私の感覚では、GTD というのはタスクを管理するツール(to do リストをつくって終わったらそれにチェックするツール)ではないからです。

ストレスフリーの整理術 実践編 を読むと分かるように、GTD におけるタスクの管理というのは、たしかに重要ではあります。

ありますがしかし、“高度” という概念があるように、それらは重要ではあるけれども枝葉であり、根幹となる仕事と人生全般を扱っていくところにこそ、GTD の面白さがあると思います。

そのような意味で、実際に実践してみると、Evernote のメモ帳としての機能、紙を扱っているかのような感覚が、良いな、と感じたのです。

ただし、前述したように、Evernote は動作がちょっと不安定なところがあったのでそれだけが心配……。

というわけでとりあえずの結論ですが……以上、参考になれば幸いです!

なお、Evernote を活用した GTD の実践手法についてはこちらのカテゴリーを参考にしてください。

参考サイト

それぞれの公式サイトをご紹介しておきます。

追記(2012.10.10)

誤字脱字が多かったので修正しました。

なお GTD における “高度” という概念ですが、これは、やるべきことをレベル別に表現し、検討するための考えかたです。

そのレベルには、“人生の目的や価値観” といった壮大なものから、例えばゴミ箱をキレイにする、といったような “次にとるべき具体的な行動” まで、全部で6つのレベルにわかれています。

追記(2013.2.13)

GTD 関連の記事が増えてきましたので、下記にご紹介しておきます。

更新情報をメールでお知らせします。

このブログの更新情報を無料でメールでお知らせします。こちらのブログの購読ページから登録してください。

整理法プラスについて

オリジナル整理法である「整理法プラス」を考案しました。現在、公式サイトにて情報を公開しています。よろしければご感想などお聞かせください。