前回の記事の続きです。

前回までは、頭の中の “気になること” を集め、それをひとつひとつ整理していき、“その日に絶対にやらなければいけないこと” をカレンダーに書き込む、というところまでお話ししたと思います。

今回は、GTD の核ともなる “次にとるべき行動” ということについて解説をしていきます。

とはいえ、この “次にとるべき行動” という言葉自体が少しあいまいで分かりにくい部分もあるようなので、まずはそこからはじめていきましょう。

次にとるべき行動とは?

GTD における “次にとるべき行動” とは一体なんなのでしょうか?

はじめてのGTD ストレスフリーの整理術 を読んでみますと、これについては、“次にとるべき行動” だけでなく “時間ができたときにやるべき行動” というようにも表現されていて、ちょっと分かりにくいです。

この点について分かりやすく丁寧に表現するならば、「次にとるべき行動(時間ができたときにやるべき行動)のリスト」ということになり、実際的には…

  • まずはカレンダーに書き込まれている “その日に絶対にやらなければいけないこと” をこなして、その後、 “時間ができたとき” に “次にとるべき行動のリスト” をながめて、そのときどきの状況にあわせて、そのリストの中から次にとるべき行動をひとつ、ピックアップして、行動する

…ということになります。メンドクサイですね。

しかしメンドクサイかもしれませんが、慣れてしまえば、とてもすっきりとした状態で仕事や実生活を進めていけるということを実感できるはずです。

繰り返しますが、GTD における “次にとるべき行動” というのは、“時間ができたときに、次にやるべき行動が書き込まれているリスト” のことです。

そしてこの「整理」ステップでは、頭の中の “気になること” をひとつひとつ整理していくのですが、“その日に絶対にやらなければいけないこと” をカレンダーに書き込み、残ったものを ”次にとるべき行動リスト(時間ができたときにやるべき行動リスト)” に書き込んでいく、ということになります。

次にとるべき行動についての注意事項

次にとるべき行動リストというのは、具体的に次にとるべき行動が分かりやすく書かれていなくてはいけません。

  • 資産管理

このような書きかたでは、あまり良くないと思います。なぜなら次にとるべき行動がよく分からないからです。

  • 資産管理のために、各口座の残高を調べる

ここまで書かれていれば、具体的な次の行動と言えるのではないでしょうか?

一般的に、先にあげた「資産管理」などのような、漠然としたもの、またはいくつかの行動が組みあわさっていそうなもので、なおかつ行動の必要があるものは、GTD では “プロジェクト” として扱います。

イメージとしては、大きなカタマリはプロジェクト、具体的なアクションは次にとるべき行動、というような感じです。

そして次に解説するステップ4「レビュー」の際に、各プロジェクトをレビューして、「資産管理のためにはまずは各口座の残高を調べなくちゃな」というような具体的な行動を思いついたら、はじめて “次にとるべき行動のリスト” にそれを書き込むようにします。

状況に応じて行動しやすくするためのキーワードを設定しよう

繰り返しお話ししているように、GTD では、“その日に絶対にやらなければいけないこと” 以外には、基本的に日付や時間の設定をしません。前述したように、次にとるべき行動というのも、時間ができたときに次にとるべき行動のリスト、ということになっています。

では、 “この次にとるべき行動のリスト” から、どれを選んで行動していくのが良いのでしょうか?

GTD では、ここで “状況に応じて次にとるべき行動を整理しなさい” と説いています。

例えば、

  • 自宅でやること
  • 会社でやること
  • 電話
  • パソコン
  • 買いもの

というように、それぞれの次にとるべき行動を状況ごとに整理しておきます。

例えば、

  • 資産管理のために、各口座の残高を調べる@自宅でやること

このように、“@自宅でやること” などのようなキーワード(タグ)をつけておきます。

こうすれば、例えばあなたが今、自宅にいるのならば、次にとるべき行動のリストの中から、さらに “@自宅でやること” というものだけを抽出して、ここの中からひとつずつ実行していくことができます。

GTD では、必ずやらなければいけないこと以外は、状況に応じて整理するほうが効率的である、という考えかたをしています。

期限を決めないと不安になる人もいるかもしれませんが、GTD のステップをきちんと踏んで実行すれば、きっとストレスフリーになると思います!

参考資料など

いつも紹介していますが、いつものように、GTD の本を紹介しておきます。

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