ちょっと久しぶりになってしまいましたが、GTD についての続きを書いていきたいと思います。

GTD とは、“ストレスフリーの整理術” と呼ばれていますが、もちろん仕事にも活用できますし、それ以上のこと―ー例えば人生でやりたいことを成しとげたいとか、より良いライフスタイルを送れるようになりたいとかーーにも活用することができます。

しかしその代わりといってはなんですが、結構、細かいというか繊細なシステム(手法)になっていまして、ひとつひとつのことを丁寧かつ確実にこなしていく必要があります。

今回は GTD の「整理」ステップの “カレンダー” についてお話をしていきたいと思っていますが、ここでも少し独特な、GTD ならではの考えかたがありますので、ぜひ参考にしてみてください。

GTD におけるカレンダーとは?

GTD のステップ3「整理」では、集まった頭の中の “気になること” をひとつひとつ整理していきます。そしてその中には、当然のように日程の決まっているものがあると思います。

例えば、

  • 10月10日 引き出物の内容について、結婚式場にて担当の方と打ち合わせ

といったように。

GTD では、カレンダーには、日程の決まっているものの中でも “その日に絶対にやらなければいけないことだけ” を書きこむようにします。やりたいことを入れてはいけません。 “その日に絶対にやるべきことだけ” を入れるようにしましょう。

なぜやりたいことを入れてはいけないのか?

その日に絶対にやらなくてはいけないことをカレンダーに書きくわえたら、それ以外には “やりたいこと” が残るはずです。できれば明日中にこの仕事を終わらせてしまいたい、とか、できれば今月中に友だちと食事に行きたい、とか。

GTD は、(忙しい現代では)その日の午前中と午後では状況が大きく変わることがある、という前提にたって考えられています。

例えばあなたも、今日はこれをやりたいな、と午前中に予定を立てておいたのに、急に別の仕事がはいってしまうなどで、午後には大きく状況が変わってしまう経験をしたことがあるかもしれません。

このようなとき、そのたびに予定を立て直すのは効率的ではありません。ですから前述したように “その日に絶対にやらなくてはいけないこと” だけをカレンダーに記述するようにしているのです。

そして、残った “やりたいこと” はそのときどきの状況に応じて実行していくようにしていきます。例えば、パソコンを使ってやること、自宅でやること、買いもの、打ち合わせ、などなど……。

GTD が特徴的なところは、他の To Do リストや仕事術などのように “ひとつひとつにいちいち期限を設けない” 点にあります。繰り返しますが、期限が設定するのはその日に絶対にやらなくてはいけないことだけ、で、あとは、そのときどきの状況によってできることから実行していく。

こうすることにより、次から次へといろいろなことが起こって状況が変わってたとしても、それらに対して柔軟に対応できるようになります。

それ以外に日付で管理すべきことは?

さて、とはいっても “その日に絶対にやらなくてはいけないこと” 以外にも、日付で管理したいこと、というのがでてくると思います。

例えば、今年の夏はエアコンの調子が悪かったから、来年の夏までにはエアコンの買い替えを検討したいとか、毎年楽しみにしているイベントのチケットが4月頃に発売になるはずだから、忘れないようにしておきたい、とか……。

これらは、絶対にその日のうちにやらなくてはいけないわけではありませんが、やはり日付で管理するほうが良いでしょう。

こんなとき GTD の本、はじめてのGTD ストレスフリーの整理術 では、“備忘録ファイル” というものを作って管理しよう、と書いてあります。

ちなみに私の場合は、現在では Evernote というアプリを使って GTD を運用しており、これらの日付で管理すべきことは、「備忘録」という名前のフォルダに入れています。

  • 2012年10月6日 楽天銀行の「ゆうちょ銀行から入金」手続きが完了しているかを確認する

こんな風に、行頭に日付を記入しておくと、キレイに日付順で並べ替えてくれるので便利ですし、忘れもの防止にもなります。

なお、Evernote を使って GTD を運用する具体的な方法は、今、お話している GTD の基礎(ステップ5まであります)が終わったら書いていく予定です。

本当はこの Evernote で GTD を運用する方法がとても便利なので、はやくこの話をしたいのですが……やはり基本を踏まえておいたほうがよいかな?と、思って、GTD の基礎から解説したら思ったよりも長くなってしまっている……そんな現状です。

しかし頑張って解説していきますので、どうぞ次回も楽しみにしていてください!

カレンダーの解説はこれで終わりです。

次回は GTD ステップ3「整理」の “次にとるべき行動” について書いていきたいと思います。

参考資料など

GTD の本はたしか3冊くらいでていると思いますが、下記のものがいちばん参考になると思います。

関連する記事

とはいえ、上記の本は一読しただけではちょっと分かりにくい部分があるかもしれません。そんなときは下記の記事(私が書いた記事ですが)を、よろしければ参考にしてみてください。

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