前回の記事( GTD step1「はじめての収集」)の続きです。

ステップ1「収集」ではあなたの頭の中の気になることを、書きだしたり、まとめたりしてきました。

収集とは、例えるならば、“部屋を掃除するときに、部屋の中のモノをいったん全部、外に出す” みたいなイメージです。

そして GTD の次のステップは「処理」で、これは、“部屋の外に出したものをひとつずつチェックして、いるかいらないか決めていく” というような作業を行います。

もう少しだけ具体的にいえば、“捨てるか、とっておくか決める” または “行動するか、しないか決める” というイメージです。

捨てるか捨てないか、やるかやらないかを決めるということは、結構、大きな決断かもしれません。

しかし “とりあえず保留” っていうのもあるので、安心して進めていくことができるでしょう。

ステップ2 処理

このステップでは、inbox にたまっている “頭の中の気になること” をひとつずつとり出して(チェックして)、以下の作業を行います。

  • それについて行動を起こすかどうかを決める
  • 行動を起こさない、と決めたら「1. 捨てる、2. 資料としてとっておく、3. いつかやる/たぶんやるフォルダにしまっておく」この3つのどれかを行う
  • 行動を起こす、と決めたら「次に取るべき具体的な行動」を決める。これは “ステップ3 整理” でやる。

このステップでの大きなポイントは “ひとつずつ、これは行動すべきかどうか?” と決めていく、ということです。

例えば……とある通販サイトで買い物をしたら、商品と一緒に “宿泊ご優待券” なる割引券が同封されていました。そこには「二名でご宿泊の場合、なんと一名様無料!」と、書いてあります。ああ、ちょうど最近、旅行でも行きたいな、と思っていたし、彼女もまんざらでもなさそう。どうしようか……?

これについて行動を起こすかどうかを決めるのが、“ステップ2 処理” です。

ここで考えなくてはいけないのが、行動を起こすかどうかを決めるといっても、「じゃあ、そもそもどういう行動を起こすべき?」ということについては、基本的には自分で考えなくてはいけない、ということです。

  • まずはこの宿泊先のサイトをチェックしてみよう
  • そもそもスケジュールは空いているのかどうかを確認してみよう
  • とりあえず彼女に相談してみよう

このように、そもそもどういう行動を起こすのか? ということに関してはいくつもの方法、方向があります。

というわけで処理ステップを行う際に重要なことは、“inbox からとりだしたものは一体、何なのか?” ということをきちんと(可能であれば、ゆっくり、時間をとって)見極める、ということです。

そうやってみると、この例でいえば、最終的には “優待券を使って宿泊をするか? しないか?” というところが判断の基準になってくる、ということが分かると思います。

捨てる

これは行動を起こす必要もないし、あとで見ることもないだろう、という場合はゴミ箱に捨ててしまいましょう。

今回のご優待券の例でいえば、「いま、忙しいし特に興味もないしいいや」というパターンです。

資料としてとっておく

いますぐ行動を起こす必要はないんだけど、とりあえず資料としてとっておいたほうがいい場合は、資料としてとっておきましょう。

今回のご優待券の例でいえば、とりあえずいますぐサイトをチェックしてみよう、と考えて、サイトにアクセス……なんかあんまり良さそうな旅館じゃないし、ちょっと気乗りしないかな……でもまあとりあえず、URL だけは資料としてとっておこう(ブックマークしておこう)、みたいなイメージです。

この例はあんまり良い例ではないのですが、分かりやすく伝えるために、あえてご優待券の例を応用して紹介しています。

いつかやる/たぶんやる

いますぐ行動を起こす必要はないんだけど、いつかやるかもしれないなあ、という場合は、このフォルダ(または書類受けなど)にしまっておきましょう。

今回の例でいえば、いろいろ調べていくうちに「それよりも、いつかこっちの温泉旅館にいきたいなあ…」なんて思っちゃったとしたら、「なになに温泉のどこそこという旅館に泊まりにいく」みたいなことを “いつかやる/たぶんやるフォルダ” にしまっておく、というようなイメージです。

将来のやりたいことは「いつかやる/たぶんやる」へ

“いつかやる/たぶんやる” フォルダっていうのは、“将来のある時点でやりたくなるかもしれないこと” を入れておく場所です。

  • イタリアにサッカーを見に行く
  • バンド活動を再開する
  • 英語を身につける
  • 子供の写真の整理
  • 鬼怒川温泉に彼女と旅行
  • 読みかけの小説を読破する

こんな感じで、まあなんでも良いんですけれども、いますぐ行動を起こす必要はないんだけど、将来やりたくやるかも?ということをどんどん突っ込んでいきます。

やりたくなるかもしれないこともたまにチェックする必要がある

将来やりたくなるかもしれないことでも、特定の日付に思いだす必要があるものがあります。

例えば、行くかどうか迷っているコンサートがあったとして、そのチケット販売開始日が10月1日ならば、その前日くらいには、「私はこのコンサートに行くかどうか迷っている」ということを思いだす必要がある、というようなイメージです。

こういうことを思い出せるシステムをつくっておけば、忘れても安心です。詳しくは次回以降のステップでやります。

行動を起こす、実行すると決めたら…

inbox からとり出した頭の中の気になることを、よし、実行しよう!と決めた場合、いますぐできるものはいますぐ実行してしまいましょう。

GTD の本によれば、“2分以内でできることはその場でやる” と書かれています。ちなみに私の場合は、それが2分でできるかどうかよく分からない場合のほうが多いので、なんとなくの感覚でやってしまっています。

2分以上かかりそうなことや、実行するためにいくつかのステップが必要そうなこと(例:マイホームを建てる、結婚式の準備、大きなプロジェクトを完遂させる、などなど)は、次のステップ「整理」で整理整頓していきます。

まとめ

正確には、今回の処理のステップはもう少しやるべきことがあるみたいなんですが、ちょっと分かりにくいので、とにかく “行動するかどうかを決める。しないのなら、捨てるか、いつかやるか、資料としてとっておくか” ということだけ覚えておけば、基本としては OK なんじゃないかと思います。

ここまで見てきて分かるように、GTD というのは “段取り八割” という側面が強くって、とにかくどんどん行動していこうぜ、ではなくて、その前にきちんと段取りっておこうよ、そのほうが気分いいよ〜! というようなものです。

確かにそのほうが気分が良いですし、以前、書いた記事「GTD は最強最速ではないが、創造的である」にもあるように、創造性を発揮できるようになる、と実感しています。

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