GTD の最初のステップ “収集” について考えてみたいと思います。

はじめてのGTD ストレスフリーの整理術 によれば、やらなければいけないこと、頭の中の気になることの “すべて” を完全に把握する必要がある、と書かれています。

ただし実際には、常に100%を収集できている状態を保つのは不可能であるということ、またこのステップをはじめて行う場合には、だいたい二時間くらいかければめぼしいものはほとんど収集できる、とも書かれています。

…というわけで、理想としては頭の中の気になることを “すべて” 書きだして把握しておくということになりますが、それはあくまでも理想で、でもできるだけそれに近づけていこうね、ということになります。

頭の中の気になることを集めておく場所「inbox」

さて、頭の中の気になることを把握するのはどういうことか? ということになりますが、これは一般的にいって…

  • 気になることを書きだす
  • 整理されていない資料やモノなどを一箇所に集める

…ということになります。

“資料やモノなど” というのは例えば「いつか旅行にいきたい」と思ってもらってきたままになっているパンフレットとか、机の奥にしまったままの古い写真とかそういうものです。

こういったものをできるだけ一箇所に集めます。そしてその集める場所を “inbox” といいます。

inbox の具体例

理想としては、気になることをすべて一箇所に集められれば気分が良いし、わかりやすいです。しかし現実としては、物理的な資料やモノの場合もあれば、デジタルデータの場合などもあり、一箇所に集めるのは難しいです。

  • 書類受け、箱
  • 電子メールの受信トレイ
  • RHODIA などのメモ帳
  • Evernote などのノートアプリ
  • OmniFocus などのGTD 専用アプリ

現在では、これらのいくつかを組み合わせて inbox として使う場合が多いと思います。私もいろいろ試しましたが、物理的な資料を入れておくための書類受け(実際には小さなクリップで済んでいます)と、電子メールの受信トレイ、この二つはどうしても外せません。

それにプラスして、Evernote や OmniFocus などのアプリを活用すると、頭の中の気になることをいつでもどこでも収集しやすい環境になってきます。

個人的な inbox の例

  • 紙媒体を収集しておくためのクリップ
  • 電子メールの受信トレイ(主に仕事のメールがくるので)
  • Evernote(iPhone を持ち歩き、いつでもどこでも収集できるようにしておく)

繰り返しになりますが、私の場合は上記の三つを inbox として活用しています。

収集をたすける「マインドマップ的発想法」

さて “頭の中の気になることを収集する” といわれても、はじめての人にはなかなか難しいと思います。

そこで はじめてのGTD ストレスフリーの整理術 では、 “トリガーリスト” を活用することをすすめています。トリガーリストというのは例えば「やりかけのプロジェクトは?」みたいな、頭の中の気になることを思い出すきっかけになるためのリストのことですね。

書籍に詳しく掲載されていますし、検索すれば簡単なものは見つけられると思います。

しかし実は、私はこの “トリガーリスト” というものは使ったことがありません。それよりもマインドマップ的な発想法のほうが、頭の中の気になることをどんどん見つけることができるからです。

Mindmap

小さくて分かりづらいかもしれませんが、上図のようなイメージで、とにかく気になることを連想ゲームのように書きだしていきます。こうやってマップにしておくと、俯瞰してみることができるので、あとからまた続きを書くことができるという利点があります。

私はこのマップを毎日ながめ、気になることを自由に発想して書き出し、そのうえで、Evernote などのノートに書きだしています。

ちなみに “Mindnode” というアプリを活用しています。

このマインドマップ的発想法には他に マンダラート(http://www.saturn.dti.ne.jp/~n2lab/mandal/mandal.htm)というものもあります。私は最近はあまり使いませんが、これも発想を助けるツールとなり得ます。

マインドマップ的記述をおすすめする理由

GTD をやっていて、疲れた、とか、なぜだか単純労働をひたすら繰り返している気分になる、というのは、目の前のリストをこなすこと以外のことが見えにくくなっているからかもしれません。

きちんと整理されているリストには強力な力がありますが、私の発想や考えかたというのは、どうもマインドマップのように放射状的に、ときにはとりとめもなく広がっていくようです。ですから、収集を手助けするツールとしてマップを使うようにしています。これがあると、全体を俯瞰することも簡単になり、前後関係や文脈がわかりやすくなるという効果もあるのでおすすめです。

いつでもどこでも収集できるように

いつでもどこでも収集できる環境をつくっておく、ということも大切です。なぜかというと “頭の中の気になることを収集する” と、いわれても、自分の頭が、いつ、気になることを思いついたり、思い出したりするのかは、自分にも分からないからです。

ですから “思いついたときにサッとメモできる” 状況がとても大切――とはいってもこれはそれほど難しくなく、Evernote などのアプリを使えば良いと思います。無料ではじめられますし。

今後は、Evernote を活用した GTD 手法についてもお伝えしていきたいと思います。

結局、私は何をやればいいのか?

というわけでまとめてみますと、

  1. 物理的な資料などの紙媒体を集める場所を用意する
  2. 電子メールの受信トレイで、処理の終わったメールは別のフォルダに移すか、アーカイブする
  3. その他、Evernote や紙のメモ帳などに気になることを書きだす。その際にマインドマップを活用するとやりやすい。

で、その後も Evernote やメモ帳を常に携帯して、いつでもどこでも気になったことを書き出せるようにしておきます。

とりあえずこんなところでしょうか。

頑張ってしっかり収集できると結構、気分がよいと思います!

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